Gestão de abastecimento: como reduzir custos

Uma das principais tarefas da gestão de abastecimento é transformar os abastecimentos da frota em informação útil para a operação. Isso inclui analisar a conduta dos motoristas durante suas viagens, acompanhar os registros de combustível e, com isso, planejar soluções alinhadas às metas da empresa.

Porém, o foco principal dessa área da gestão de frotas continua sendo conseguir mais economia de combustível: traçar rotas de quilometragem menor, abastecer em postos parceiros e autorizados, enxergar melhor os valores pagos e entender quais gastos se repetem todos os meses.

O que é gestão de abastecimento?

A gestão de abastecimento é o controle dos abastecimentos da frota, desde o valor e o volume de combustível até o quanto a operação gasta ao final de cada viagem, rota, veículo ou motorista.

Por isso, na rotina dessa gestão, também está incluso o acompanhamento das viagens e motoristas, a fim de identificar o consumo médio por rota e comparar o que foi planejado com o que foi executado.

O objetivo central é identificar gargalos que aumentam o consumo — como rota mal planejada, abastecimento fora do padrão, combustível de procedência duvidosa, excesso de paradas ou condução agressiva — e traçar soluções que diminuam riscos, desperdícios e despesas.

Por que fazer a gestão de abastecimento?

Porque ela é um caminho direto para reduzir custos excessivos com combustível na frota sem depender apenas de cortes pontuais.

A gestão de frotas atua no gerenciamento de todos os veículos da empresa, como empilhadeiras, carros, vans e caminhões. De modo geral, ela serve para organizar, desenvolver e acompanhar as despesas e atividades relacionadas ao uso desses veículos.

Quando se trata da gestão de abastecimento, os condutores são uma parte fundamental do processo. No modelo mais simples, são eles que recolhem as notas fiscais em cada posto e entregam ao gestor, que depois consolida litros, valores, veículo, motorista, posto e quilometragem.

No caso de uma frota modernizada, o uso de uma tecnologia como o sistema de gestão de abastecimento traz maior agilidade e praticidade a esse controle, pois os motoristas utilizam cartões específicos que já são integrados ao software.

Dessa forma, o gestor lê e controla todos os valores direto da central da operação, reduz retrabalho de digitação, encontra divergências com mais rapidez e consegue comparar abastecimentos de períodos diferentes sem depender de papéis soltos.

Quais são os benefícios da gestão de abastecimento?

Redução de custos

A empresa procura postos conveniados que oferecem menor preço, verifica se a revenda opera de forma regular e abastece com o tipo ideal de combustível para cada veículo. Para vender combustível automotivo, a empresa precisa de autorização da ANP, e a consulta aos dados cadastrais e à situação do revendedor ajuda a dar mais segurança à escolha do posto.

Além disso, com o registro de cada abastecimento e o controle da quilometragem dos veículos, para entender quanto combustível a frota consome em cada viagem, o gestor recebe uma visualização mais clara para identificar onde estão os maiores gastos e as melhores oportunidades de economia.

Maior eficiência dos veículos

A gestão de combustível ajuda a garantir que o veículo receba um insumo adequado, o que favorece melhor desempenho nas operações. Com esse controle, você também identifica mais facilmente a procedência do combustível em uso.

Isso porque, quando o combustível é inadequado ou de baixa qualidade, o consumo pode fugir do padrão, aumentando os valores abastecidos, reduzindo o desempenho em rota e exigindo mais paradas do motorista para abastecer.

Inclusive, problemas relacionados ao combustível podem afetar peças do veículo e gerar maior necessidade de manutenções corretivas. Também vale acompanhar sinais mecânicos e de condução: direção agressiva, com acelerações e frenagens bruscas, desperdiça combustível, e manter o veículo parado em marcha lenta também consome combustível.

Melhoria nas tomadas de decisões

O uso de indicadores de desempenho na frota promove melhorias no ambiente corporativo, já que o sistema armazena os dados e forma um histórico para qualquer processo da frota.

Falando em gestão de manutenção, esses indicadores geram um conhecimento crucial para o decisor, como:

• Qual é o veículo de maior consumo de combustível;
• Valor total abastecido por veículo e/ou motorista;
• Custo total com manutenções da frota e quais tiveram origem em problemas com combustível e abastecimento.

Com indicadores consistentes, a gestão deixa de agir apenas quando a conta do mês fecha alta. Ela passa a comparar médias, investigar exceções, definir metas por perfil de rota e priorizar ações de manutenção, treinamento ou negociação com postos.

Como é uma rotina de gestão de abastecimento?

Quando falamos em gestão de abastecimento, o controle do consumo de combustível da frota acaba fazendo parte desta gestão, certo?

Na prática, a rotina precisa registrar o abastecimento, conferir a quilometragem, calcular a média de consumo, comparar o resultado com o padrão esperado e investigar desvios. Uma forma simples de começar é acompanhar a relação entre quilômetros rodados e litros abastecidos, sempre separando por veículo, motorista, tipo de rota e período.

Confira quais são outras tarefas na rotina de uma gestão de abastecimento:

Cadastro dos veículos

O cadastro dos veículos, seja em uma planilha ou em um sistema de gestão de frotas, auxilia na previsão do consumo de combustível durante a operação.

As principais informações sobre o veículo são inseridas no cadastro, como marca, ano, modelo e placa. Esse parâmetro ajuda na avaliação da performance dos veículos e motoristas.

Também é importante manter esse cadastro atualizado com informações de capacidade, tipo de combustível, rotina de uso e histórico de manutenção. Sem essa base, dois veículos diferentes podem ser comparados como se tivessem a mesma operação, o que distorce a análise.

Controle de rotas

A distância das rotas pode gerar um consumo excessivo de combustível. Por isso, a criação de trajetos otimizados reduz a quilometragem percorrida pelo transporte de cargas.

Isso pode acontecer tanto planejando uma rota mais curta quanto buscando caminhos com menos curvas, paradas e semáforos, por exemplo. Quanto menos possibilidades de ficar freando e acelerando o veículo, maior a chance de economizar combustível.

Com a ajuda de sistemas de roteirização, as rotas são definidas conforme a facilidade e rapidez para realizar as entregas. O planejamento de viagens também pode reduzir o tempo de circulação com o motor frio, outro ponto que pesa na eficiência do consumo.

Controle de quilometragem

O controle de quilometragem serve para identificar a quantidade de combustível que cada veículo consome durante uma viagem.

O registro do hodômetro é feito antes de um veículo sair para a rota e, também, na chegada dele na operação. Assim, a quilometragem percorrida permite identificar se a rota foi seguida conforme o planejado.

Esse controle também ajuda a encontrar erros de lançamento, abastecimentos incompletos, veículos com consumo acima do padrão e necessidade de revisão. Quando a frota acompanha quilometragem e abastecimento juntos, fica mais fácil saber se o problema está na rota, no veículo, no combustível ou na forma de condução.

Controle de histórico de abastecimentos

Para o controle de histórico de abastecimento, é feito o registro das seguintes informações:

• Motorista;
• Veículo;
• Data;
• Hora;
• Posto;
• Tipo de combustível;
• Valor pago;
• Quantidade de litros abastecidos;
• Quilometragem do veículo no momento.

Com tudo isso em mãos, a gestão faz uma análise detalhada a respeito da média do motorista, média real do veículo, quantidade abastecida por mês, entre outras informações.

Esse histórico deve ser lido como uma série, não como um evento isolado. Um abastecimento mais caro pode ter explicação na rota, no posto disponível ou no volume abastecido; já a repetição de desvios indica a necessidade de revisar processo, fornecedor, manutenção ou comportamento de condução.

Quem é o responsável pela gestão de abastecimento?

É muito comum que o responsável por abastecer o veículo seja o motorista, já que ele é quem circula para realizar as entregas e sabe de fato as necessidades do caminhão.

Como é um controle relacionado à gestão de veículos, manutenção e motoristas, quem de fato realiza a gestão de abastecimento é, na maioria dos casos, o próprio gestor da frota.

É um setor que busca otimizar os gastos com combustíveis de qualidade e mais baratos, realizando parcerias com postos de confiança e acompanhando se esses postos continuam adequados à operação.

Ele também observa o consumo do automóvel, já que uma queima rápida e que fuja de um padrão pode indicar que algo está errado com o veículo, com a rota, com a forma de condução ou com o combustível utilizado.

Quais são as ferramentas necessárias?

Os sistemas de gestão para economizar combustível são mais do que necessários.

Estamos falando sobre automatizar processos administrativos, tornar registros mais seguros, organizar dados e aumentar a produtividade da equipe de frota.

Além dos sistemas, existem outras ferramentas de abastecimento para frotas que ajudam no controle de combustível, confira:

• Cartão de abastecimento para motoristas;
• Telemetria e vídeo telemetria, quando adotadas pela operação como tecnologias de apoio do setor;
• Monitoramento de veículos, quando fizer parte da estrutura da frota;
• Roteirizador.

O mais importante é que a ferramenta escolhida ajude a gestão a sair do registro solto e criar histórico confiável. Assim, a operação consegue comparar consumo, custo, rotas e motoristas com mais consistência, além de agir antes que o desperdício vire padrão.

Quer saber mais? Confira o nosso Guia da Economia de Combustível e aplique nossas dicas na sua operação de transportes.