Eficiência operacional em logística: o que é e como medir

Conseguir gerar e até aumentar a eficiência operacional da frota depende de fatores como: uso de tecnologias de gestão, comprometimento dos colaboradores e tomada de decisões embasadas e estratégicas por parte dos gestores.

Diferente de ter uma operação eficaz, que alcança o resultado combinado, a eficiência aparece quando esse resultado é alcançado com melhor uso de recursos, tempo e qualidade. Ou seja: 

Enquanto a eficácia significa cumprir o objetivo da operação, a eficiência mostra se esse objetivo foi cumprido sem desperdícios, retrabalho ou custos desnecessários.

O que é eficiência operacional?

São ações e práticas na rotina das operações para fazer as atividades da melhor maneira possível, com qualidade, mas usando o mínimo de recursos e tempo disponíveis.

A ideia é que sejam buscados os resultados mais positivos sem causar problemas no caminho. Na logística, isso passa por planejar, implementar e controlar fluxos eficientes e eficazes, incluindo atividades como transporte, gestão de frotas, armazenagem e atendimento de pedidos.

Por exemplo, se você reduz o tempo de inspeção dos veículos pela metade, mas começa a encontrar muitos erros de preenchimento dos checklists ou os veículos começam a passar por manutenções mais frequentes, não podemos considerar como eficiência. 

Pois, mesmo diminuindo o tempo de inspeção, a mudança gerou resultados piores no final do processo: menos qualidade, mais retrabalho e maior risco de custos inesperados.

O que é a parte operacional da frota?

O operacional da frota é a parte que lida com a rotina “mão na massa” da operação. Ou seja, atividades como a conferência de cargas, carregamento do veículo e a parte do transporte.

Por que a eficiência operacional é importante?

Os benefícios de aumentar a eficiência na sua frota incluem: 

• Aumento na lucratividade do negócio

Com todos os processos organizados e otimizados, a operação consegue encaixar mais serviços e aumentar os recebimentos que tem em um determinado período.

• Organização das rotinas

A padronização de processos é parte de aplicar uma estratégia de eficiência operacional na frota, o que significa que a rotina de todos os colaboradores terá mais agilidade e organização também.

• Otimização de tempo

Da mesma forma que a padronização organiza os processos, ela permite que os colaboradores realizem suas atividades com facilidade e rapidez, economizando tempo em seu dia a dia.

O gestor também se beneficia através da eficiência operacional, pois terá todas as informações da frota organizadas e padronizadas para analisar ao final do mês. Quando os dados são preparados com qualidade e apresentados de forma acessível, a análise fica mais confiável e ajuda a transformar informação em decisão.

• Melhor distribuição de motoristas e veículos

Ao entender como acontece a distribuição de cargas na sua frota e quantos veículos realizam rotas diárias, você pode avaliar se é realmente necessário manter a mesma estrutura ou se é possível reduzir a quantidade de veículos na rua. O planejamento de rotas também pode reduzir distâncias percorridas, paradas e tempo em trânsito, contribuindo para entregas mais eficientes.

Da mesma forma, terá menos motoristas em ação, reduzindo os custos com transporte nesta etapa também.

Consequências da falta de eficiência operacional

Não praticar estratégias que buscam o melhor índice de eficiência operacional, pode não trazer consequências tão diretas, mas você deixa de aproveitar todos os benefícios. 

A longo prazo, pode estar encarando uma operação de baixa produtividade, custos excessivos e maior dificuldade de recuperar a organização da frota.

Como medir a eficiência operacional?

A única maneira de medir a eficiência nas operações de transporte é utilizando a coleta e análise de dados. Mesmo que ainda não tenha as tecnologias para organizar essa atividade, deve, no mínimo, possuir planilhas de controle para as diversas áreas da operação para ter uma gestão de frotas eficiente. 

Coletando os dados gerados, é preciso também conhecer quais são as métricas e parâmetros de desempenho para avaliar o índice de eficiência operacional, algo que pode ser realizado em uma dashboard logística. Confira quais são:

Indicadores para a eficiência operacional

ROI – Retorno sobre Investimento

O cálculo de retorno sobre investimento é realizado para entender qual benefício um investimento gera em relação ao seu custo. Nesse caso, serve para avaliar se o valor direcionado às ações de investimento em ferramentas e processos implementados na frota está gerando ou não resultados satisfatórios.

Na prática, o ROI pode apoiar a decisão de manter, rever ou descartar um investimento. Ainda assim, não deve ser lido sozinho: um número maior de ROI nem sempre significa automaticamente a melhor opção, porque prazo, risco, qualidade do serviço e impacto operacional também precisam entrar na avaliação.

OEE – Overall Equipment Effectiveness

Em português, podemos chamar de “Eficácia Geral do Equipamento”. Significa medir o quanto os veículos da frota estão cumprindo com sua função de maneira adequada e/ou o quanto estão gerando problemas e custos inesperados.

Na origem industrial do indicador, o OEE é calculado a partir de três fatores: disponibilidade, performance e qualidade. Adaptado para a frota, ele ajuda a organizar a análise sobre veículos parados, desempenho abaixo do esperado, falhas, retrabalho e custos de manutenção.

Dentre os dados a serem avaliados, podemos considerar a quantidade de serviços corretivos que um automóvel passou, valores com manutenções planejadas e não planejadas, entre outros.

FCO – Fluxo de Caixa Operacional

Entender o fluxo de caixa operacional também é uma avaliação importante para entender se a estratégia para aumentar a eficiência operacional está funcionando. O FCO representa o caixa gerado pelas atividades operacionais regulares de uma empresa em um período específico.

Por isso, ele deve ser analisado como movimento de caixa da operação, e não como uma simples leitura de lucro antes de impostos ou de desvalorização. Uma referência comum para o cálculo é partir do lucro líquido, somar despesas que não afetam caixa e ajustar a variação do capital de giro.

Como saber se a frota já é eficiente?

Algumas questões que você pode responder para saber se possui uma boa gestão na sua operação são: 

• Os indicadores de desempenho da sua operação são claros e mensuráveis?
• Os processos internos da operação já foram identificados e mapeados?
• Existe um planejamento de frotas a longo prazo?

Se a resposta foi “não” para qualquer uma dessas perguntas, você pode começar a repensar qual é o objetivo da gestão de frotas e quais as  metodologias de gestão para aplicar as soluções na sua operação.

Dicas para aumentar a eficiência operacional da sua frota

Uma das maneiras de gerar mais eficiência na sua frota é identificando quais são os maiores problemas enfrentados. A partir disso, consegue investir nas soluções mais adequadas para obter resultados.

Além disso, você pode aplicar a otimização logística através dessas ações:

• Implementar novas tecnologias para coleta, armazenagem e organização de dados;
• Padronizar os processos da sua operação, como de inspeção de veículos e inserção de dados em sistemas de controle;
• Identificar as não conformidades, suas causas e buscar as soluções necessárias em cada etapa e área da frota;
• Adotar medidas de controle de qualidade nas atividades da sua operação, desde a organização do armazém à entrega final;
• Treinar os colaboradores sobre eficiência operacional e demais processos que serão adotados para aumentar os resultados da empresa;
• Definir metas e planos de ação para cumpri-las.

Programas de treinamento de motoristas e uma estratégia consistente de manutenção também podem contribuir para economizar combustível, reduzir custos e manter os veículos operando com mais eficiência.

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