Gestão de frotas: guia para operar melhor

Uma gestão de frotas deve ser organizada, prática e eficiente. É assim que a operação de transportes consegue transformar metas em rotina: veículos disponíveis, custos acompanhados, manutenção planejada e decisões tomadas com base em dados.

Sem dúvida alguma, uma gestão de frota realizada com precisão potencializa os resultados da empresa como um todo. Porém, muitas vezes ela pode ser deixada de lado enquanto o gestor cuida de outros problemas “mais urgentes”.

Muitos momentos de queda de produtividade ou até de congelamento do faturamento podem acontecer devido à negligência com a gestão de veículos. Independentemente do tamanho da frota e do tipo de veículo, a gestão deve ser considerada um fator decisivo para proteger a margem da transportadora e manter a operação funcionando com previsibilidade.

Inclusive, o aumento do lucro não vem, necessariamente, da aquisição de novos clientes. Ele pode vir da redução de custos desnecessários causados pela má condução dos ativos. Por isso, aumentar a vida útil dos veículos, pneus e componentes é um dos objetivos de uma boa gestão de frota.

Continue lendo para conferir mais detalhes sobre o assunto:

• O que é gestão de frotas;
• O que envolve a gestão de frotas;
• Como é feita a gestão de frotas;
• Por que a gestão de frotas é importante;
• Quais os maiores desafios na gestão de frotas;
• Como melhorar a gestão de frotas.

O que é gestão de frotas?

A gestão de frotas é uma parte da operação de transportes responsável por cuidar e supervisionar todos os processos que envolvem a frota de uma empresa. Seja transportadora, construtora, distribuidora ou qualquer outro ramo que utilize veículos como parte dos seus serviços.

É uma posição que exige bastante de quem a assume: planejamento de ações ao longo do ano, aquisição e renovação de veículos e demais ativos, controle de abastecimentos, acompanhamento de manutenção, definição de rotas, análise de custos e assim por diante.

Por isso, o gestor de frota deve possuir amplo conhecimento da área e ter habilidades diversas, tanto no quesito profissional quanto pessoal, pois também precisa lidar com toda a equipe de colaboradores que atua no setor. A função combina visão operacional, leitura financeira e capacidade de priorizar o que realmente reduz risco e desperdício.

O que envolve a gestão de frotas?

De maneira geral, uma gestão de frota inclui todas as tarefas diretamente relacionadas à escolha de componentes, análise de dados, manutenção e supervisão dos veículos e colaboradores.

Construir estratégias para otimizar resultados também é essencial para garantir o bom funcionamento da logística de uma empresa.

Para realizar um bom trabalho, o gestor precisa enxergar a operação nos mínimos detalhes. Qualquer informação que passe despercebida pode causar danos à frota, atrasos na entrega, baixa disponibilidade dos veículos e altos custos de reparo.

Assim, para uma gestão de frota competente, deve estar incluso na lista de tarefas:

• Saber quantos veículos a frota possui, quais são e em que condição operacional cada um está;
• Acompanhar potência, aplicação, idade, quilometragem rodada e histórico de uso de cada veículo;
• Ter conhecimento dos custos de consumo, manutenção, pneus, paradas e demais despesas de cada veículo;
• Realizar compra, manutenção e renovação de veículos da frota com base no custo total de propriedade, não apenas no preço de aquisição;
• Providenciar capacitação e treinamento de colaboradores;
• Saber o momento certo para realizar a troca de pneus e peças dos veículos.

Ao avaliar ativos, fornecedores ou tecnologias, olhar somente o desembolso inicial pode esconder custos relevantes. O custo total de propriedade ajuda a medir o custo de um produto ou serviço ao longo de todo o seu ciclo de vida, incluindo custos iniciais, operação, manutenção, indisponibilidade e valor ao fim da vida útil.

Como é feita a gestão de frotas?

Atualmente, ela pode ser realizada de duas maneiras: planilhas ou sistemas. Em ambos os casos, é preciso ter uma série de processos para alimentar as informações necessárias no controle da frota.

Para quem está começando a implementar uma gestão de frotas e possui um orçamento um pouco mais reduzido, as planilhas são um bom ponto de partida. Mas elas devem ser usadas com visão e planejamento para, quando fizer sentido, levantar os valores necessários para a aquisição de tecnologias voltadas à rotina da frota.

Quando optar pela primeira opção, também é necessário saber o que incluir para a ferramenta realmente ser útil ao dia a dia. Por isso, você precisa entender como criar uma planilha para a gestão de frotas antes de esperar resultados consistentes.

No caso do sistema, o caminho é entender qual alternativa atende melhor às suas necessidades e contratar aquela que fizer mais sentido para a operação, para o orçamento e para a maturidade do time.

Não há dúvidas de que sistemas e ferramentas modernas podem melhorar a produtividade da equipe e do gestor, gerando também mais economia e segurança nas operações de transporte. Ainda assim, a decisão deve considerar o valor entregue, os custos diretos, custos indiretos e eventuais custos ocultos da adoção, pois esses fatores variam conforme o tipo de produto ou serviço e o modelo de pagamento.

Por que a gestão de frotas é importante?

Ela é fundamental para ter controle do que acontece com os veículos todos os dias e saber quais estratégias ajudam a reduzir custos na operação.

Os impactos e benefícios da gestão de frotas são:

• Economia em pneus, manutenção e combustível;
• Aumento de eficiência operacional;
• Redução de acidentes na estrada;
• Melhor gerenciamento de riscos;
• Controle de custos otimizado.

Quando a frota é gerida com dados, fica mais fácil separar custo necessário de desperdício. Essa visão melhora a alocação de recursos, apoia o orçamento, ajuda na avaliação de fornecedores e reduz decisões baseadas apenas em urgência ou percepção.

Quais os maiores desafios na gestão de frotas?

Existem desafios para realizar uma gestão apropriada, mesmo que eles nem sempre sejam evidentes. Dentre os que mais se destacam, e precisam ser superados, você pode encontrar:

Elaboração de previsão de despesas

A frota possui muitos custos, tanto fixos quanto variáveis. Em alguns casos, principalmente para frotas que passam por uma fase de expansão com pouco planejamento, os gastos podem sair do controle.

Isso acaba dificultando o encontro de padrões que permitam entender valores médios utilizados mensalmente e impossibilitando a previsão de despesas a longo prazo.

Para sanar esse problema, é preciso conhecer todos os gastos diários e manter os registros em uma plataforma de fácil acesso. Também vale separar custos iniciais, operacionais, manutenção, tempo de parada e valor de revenda, porque essa leitura aproxima a gestão do custo total de propriedade dos ativos.

Otimização de recursos e processos

Embora existam muitos processos já conhecidos na rotina das frotas que podem ser aplicados, nem sempre eles são efetivos. Na maioria dos casos, você pode providenciar soluções para trazer mais produtividade e economia à frota.

Porém, para isso, você precisa, primeiro, que a coleta de dados funcione e que os indicadores de desempenho sejam avaliados. Caso contrário, você pode estar buscando melhorias em uma área que já funciona bem, enquanto outras ficam abandonadas e atrapalham o processo como um todo.

Uma otimização consistente começa com perguntas simples: qual custo pesa mais, qual falha se repete, qual veículo fica mais tempo parado e qual processo consome mais esforço do time. A resposta orienta a prioridade.

Conhecimento interno e tecnológico

O que costuma acontecer é uma sede por buscar conhecimentos externos, sempre tentando entender o que concorrentes ou as gigantes do setor estão fazendo para aplicar na própria operação da maneira que for possível.

Isso é um problema, e se torna um desafio da gestão de frotas, porque o gestor acaba por não usar os dados internos para entender qual é a verdadeira necessidade de sua empresa.

Por vezes, isso leva à aplicação de soluções que não eram necessárias e deixa sem atendimento uma área que passa por problemas maiores.

Saber tudo o que acontece na frota é papel do gestor, sim. A tecnologia deve apoiar esse conhecimento, não substituir a leitura da realidade da operação.

Corte de custos sem prejudicar a empresa e a operação

Um dos maiores desafios é saber onde cortar gastos sem afetar o funcionamento da operação como um todo.

Por exemplo, se você solicita que a manutenção da frota reduza os custos em 10%, pode estar prejudicando a inspeção dos veículos e impedindo que eles passem por processos cruciais ao seu pleno funcionamento.

No fim das contas, isso pode atrapalhar mais do que gerar economia efetiva. Um veículo que deixa de passar pela prevenção tende a chegar à manutenção corretiva, com parada maior, mais urgência e menos previsibilidade. Ou seja, ao tentar economizar no ponto errado, você pode aumentar os custos.

Então, planeje com cuidado e tenha um conhecimento amplo do funcionamento da sua frota. Cortes sustentáveis dependem de entender o que cada gasto protege: disponibilidade, segurança, prazo, vida útil ou produtividade.

Ferramentas que podem auxiliar na gestão de frotas

Você encontra diversas opções disponíveis para auxiliar a sua gestão de frotas, em grande parte soluções tecnológicas, como:

• Gestão de pneus;
• Controle de motoristas;
• Rastreamento/monitoramento de cargas;
• Roteirização;
• Gestão de manutenção;
• Controle de multas;
• Gestão de custos.

A escolha não deve começar pela lista de funcionalidades mais extensa, e sim pelo problema de maior impacto. Uma ferramenta de gestão de custos, por exemplo, só será útil se os processos garantirem registros confiáveis e se o time souber transformar esses registros em decisão.

Como melhorar a gestão de frotas da empresa?

Sabendo os passos ideais e as dificuldades da área, você entende melhor onde aplicar “correções” na sua gestão de frotas. Seguem algumas dicas para superar os desafios apresentados e aprimorar todas as etapas da sua gestão:

Fazer um planejamento

Toda e qualquer estratégia de negócios precisa passar pela fase de planejamento. Ela é inevitável e você não deve pular essa etapa. É através dela que se torna possível visualizar erros e acertos, identificando quais são os próximos passos para alcançar os objetivos e metas estabelecidos.

Além disso, também é essencial planejar para estar mais apto a enfrentar mudanças e eventuais imprevistos.

Nesse momento, deve-se planejar rotas e veículos, prevenção de problemas, análise de riscos e todos os detalhes que considerar mais importantes.

Para ter mais precisão no planejamento, monte uma visão geral de como é a frota atualmente — desde quais veículos contém até a frequência de manutenção de cada um.

Para isso, o próximo item da lista é importante:

Fazer análise de dados

A análise de dados reais e concretos é necessária para que o gestor de frota possa estruturar seu planejamento e direcionar sua estratégia. Porém, esses dados precisam apresentar informações que realmente ajudem a entender o progresso da frota.

Desse modo, tudo que afeta diretamente as operações pode ser usado para maximizar a vida útil da frota e, igualmente, entender quando é a hora de “aposentar” algum veículo.

Alguns exemplos de dados importantes incluem:

• Quais veículos formam a frota;
• Qual a situação atual de cada um;
• Como está o gasto mensal para cada veículo;
• Com que frequência é feita a manutenção preventiva;
• Quantas vezes houve necessidade de manutenção corretiva.

A análise também deve diferenciar custo visível de custo indireto ou oculto. Uma decisão que parece barata no início pode ficar cara quando entram manutenção, tempo de parada, perda de produtividade e esforço administrativo.

Dar atenção aos pneus

Os pneus dos veículos podem ser não apenas motivo de gastos excessivos, mas também causa de acidentes nas estradas. Por esse motivo, investir na gestão de pneus é uma obrigação para ter mais qualidade e segurança nas operações de transporte.

A calibragem e o balanceamento de pneus da forma correta também ajudam a aumentar a vida útil dos ativos, contribuindo para melhorar o planejamento e o orçamento da troca dos pneus.

Monitorar a frota

O monitoramento de frota deve acontecer por dois motivos principais. Primeiro, porque nem sempre as rotas planejadas conseguem ser seguidas à risca. Então, nesses casos, o gestor consegue entrar em contato com o motorista e entender o que aconteceu durante a operação.

O segundo motivo é entender padrões de condução dos motoristas. Hoje existem sistemas do mercado que permitem acompanhar informações como velocidade percorrida, número de paradas, tempo em que o veículo ficou parado e outros indicadores operacionais.

Dessa forma, é preciso adquirir as ferramentas certas e estar sempre atento aos relatórios gerados mensalmente. O mais importante é transformar o monitoramento em ação: orientar motoristas, ajustar rotas, revisar processos e reduzir comportamentos que aumentam risco ou custo.

Manter a manutenção preventiva em dia

A manutenção preventiva serve para identificar problemas antes que eles causem danos maiores no veículo, deixando a frota prejudicada e atrasando entregas.

Todas as peças em um caminhão possuem vida útil e precisam ser trocadas ou reparadas com alguma frequência. Dessa forma, a inspeção de veículos se torna uma etapa indispensável na rotina da operação.

E, por mais que haja um gasto constante com serviços preventivos, como rodízio de pneus ou balanceamento, a prevenção reduz custos excessivos a longo prazo.

Mais importante: a manutenção preventiva garante que a frota não fique fora de circulação. Ela também dá previsibilidade para oficina, compras, escala de veículos e compromisso com clientes.

Usar tecnologias inovadoras

Como parte da rotina de um gestor de frota de sucesso, estar atento às tecnologias na área de logística é uma tarefa importante.

Conhecer quais são as soluções, como funcionam, para que servem e quais benefícios trazem é fundamental para saber o que implementar na sua frota.

Em muitos casos, não é preciso contratar um sistema completo, mas algumas soluções específicas para a realidade do seu negócio.

Se os pneus são o que causam mais problemas e geram mais custos ao longo do tempo, você precisa de um sistema de gestão de pneus. Caso a manutenção seja o maior problema, o sistema de gestão de manutenção pode resolver.

Sempre analise a partir do ponto de vista da sua operação e frota, avaliando qual solução tem mais impacto. Uma boa tecnologia deve entregar valor suficiente para justificar sua adoção, considerando custo, uso pelo time, ganho operacional e capacidade de melhorar orçamento, recursos e avaliação de fornecedores.

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