Como reduzir gastos com a frota: onde está o desperdício

A redução de custos é desafiadora em um setor que gasta tanto quanto o do transporte rodoviário.

Embora a maioria já conheça combustível e pneus como os principais gastos de uma frota, há diversos outros fatores que ajudam a criar um plano de redução de custos.

Por isso, você precisa acompanhar todos os gastos e entender a verdadeira necessidade deles. Ao negligenciar o controle financeiro da frota, você não apenas deixa de economizar em questões importantes, como o consumo de combustível.

Na realidade, você também contribui para que os gastos mensais extrapolem o orçamento da empresa.

Ou seja, você precisa conferir os principais elementos que podem estar atrapalhando a economia da sua empresa de transportes.

Ociosidade de veículos e equipe

A ociosidade se classifica como o tempo parado. Sejam veículos ou equipe parados, o desperdício acontece — assim como uma queda na produtividade.

Manter o veículo em marcha lenta desperdiça combustível e aumenta o desgaste do motor. Referências de eficiência energética indicam que a marcha lenta pode consumir de um quarto a meio galão de combustível por hora, algo próximo de 1 a 1,9 litro.

Tendo isso em vista, é preciso que a organização e o planejamento sejam impecáveis. Isso evita estender o tempo de carga e descarga, deter motoristas por falta de documentação, entregar fora do período combinado com o cliente e criar outros períodos de espera.

Um veículo que peca na inspeção diária também pode acabar com danos e ficar inativo para manutenção corretiva, o que pode demorar dias ou semanas dependendo do problema ocorrido.

Por isso, é preciso ter uma organização melhor e comunicação entre processos. Assim, a operação determina a hora certa de movimentar um produto do estoque para entrega, mantém a carga pronta para entrar no veículo, prepara a equipe para a descarga quando for necessário, e assim por diante.

A roteirização que considera condições climáticas, trânsito e janelas de atendimento para evitar atrasos e períodos de espera também é essencial.

Roteirização e monitoramento

Um planejamento de rotas pouco efetivo resulta em poucas entregas por viagem, no aumento do número de viagens e no aumento da quilometragem percorrida. Sabe qual é a consequência disso?

Maiores custos com manutenção, correções e combustível.

Além disso, se não há o cuidado no planejamento para otimizar as entregas, as possibilidades de haver atrasos e imprevistos no caminho são grandes.

Já existem diversas ferramentas de roteirização disponíveis, tanto gratuitas como o Maps do Google, quanto pagas, que funcionam com recursos de otimização mais avançados. Portanto, faça uso destas e garanta a redução de custos operacionais.

Planejar rotas melhores ajuda a reduzir a distância percorrida, as paradas em sinais e o tempo parado no trânsito. Na prática, isso melhora a eficiência do veículo e dá mais previsibilidade para a operação.

Quando a empresa usa ferramentas de acompanhamento de rotas, os dados devem servir para comparar o planejado com o realizado, identificar desvios recorrentes e ajustar o processo. O ponto central é transformar a rota em rotina de gestão, não apenas em um caminho escolhido no início da viagem.

Gastos administrativos

A redução de custos é mais difícil quando falamos em gastos administrativos, mas ainda é possível. Os gastos aqui incluem aluguéis, tributos e impostos, salários e também trabalhos de marketing e comunicação da empresa.

O que você pode fazer para economizar nesses setores?

Contratar com inteligência, planejar muito antes de abrir novas filiais, entender a verdadeira necessidade de novos galpões de armazenagem, considerar os impostos no preço do frete — até mesmo por região, já que há impostos federais, estaduais e municipais — e rever contratos que deixaram de fazer sentido para o tamanho atual da operação.

Também vale separar custo direto de custo indireto. O custo total de propriedade considera tanto o preço de aquisição quanto os custos indiretos ao longo do ciclo de vida de um bem ou serviço, o que ajuda a enxergar desperdícios que não aparecem quando a análise fica só na compra.

Peso da carga por capacidade do veículo

Sabia que tanto o excesso de carga quanto pouca carga podem ser prejudiciais à sua frota? No caso de veículos rodando com pouca carga, não é necessariamente ruim para o veículo em si, mas para o orçamento da sua operação.

Um veículo com capacidade maior do que a que você precisa gasta mais combustível, gera multas e deixa a viagem mais lenta.

Logo, é importante ter veículos diversos para operações de transporte de diferentes portes e saber quando usá-los.

Condução inadequada

Dirigir em velocidade excessiva, fazer freadas bruscas, usar o ar-condicionado em baixa velocidade ou manter as janelas abertas em alta velocidade são ações que prejudicam a eficiência do veículo em viagens.

Para exemplificar: referências de economia de combustível indicam que a direção agressiva pode reduzir a eficiência em cerca de 15% a 30% em velocidades de estrada. Além disso, esse comportamento aumenta o risco de multas, acidentes e custos com manutenção de frota.

O consumo tende a piorar rapidamente em velocidades mais altas. Por isso, controle de velocidade, antecipação de frenagens e acelerações progressivas devem fazer parte da rotina de orientação aos motoristas.

Por consequência, a forma de conduzir não deve ser tratada apenas como comportamento individual do motorista. Ela precisa aparecer em treinamentos, metas, conversas de segurança e análise de custos.

O desperdício de recursos pela condução é evitado com o treinamento de motoristas e criação de uma cultura de direção defensiva e econômica. Com isso, você ainda previne desgaste mecânico e aumenta a segurança em rota.

Lembre-se de acompanhar indicadores da operação para saber se as ações e treinamentos estão sendo efetivos.

Depreciação de veículos

A falta de cuidados com os veículos resulta na depreciação acelerada de veículos e aumenta os gastos com manutenção.

Como um dos bens mais valiosos da frota, você não quer que isso aconteça.

É preciso que eles estejam em boas condições. Você pode garantir que eles sejam bem aproveitados e mantenham seu valor — tanto quanto possível — por meio da inspeção de veículos diária e pré-viagem, que é mais completa.

Uma estratégia abrangente de manutenção ajuda gestores de frota e motoristas a manter os veículos funcionando com eficiência. Por isso, a inspeção não deve ser vista só como obrigação operacional, mas como parte do controle de custos.

Falta de entendimento e visualização dos recursos e gastos

Não saber quanto é gasto e com o que se gasta. Se isso não soa absurdo para você, tem algo muito errado na sua gestão.

Os custos de uma empresa de transportes podem ser fixos, quando não mudam no curto prazo conforme o volume de atividade, ou variáveis, quando mudam no total conforme o nível de atividade da empresa.

Seja com uma planilha de custos ou um sistema de gestão, você deve ter controle sobre todas as contas. É a única maneira de prever e gerar uma redução de custos logísticos.

Esse controle também ajuda a estimar o custo total de propriedade dos ativos. Ao olhar para aquisição, operação, manutenção e vida útil, a empresa consegue alocar melhor seus recursos, reduzir desperdícios e tomar decisões menos baseadas em impressão.

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