Controle financeiro de frotas: erros a evitar

O controle financeiro de frotas é a prática de registrar, acompanhar, gerenciar e regular as despesas relacionadas aos veículos da empresa.

O principal objetivo é acompanhar os gastos de perto e entender para onde o dinheiro está indo. Isso inclui desde custos de combustível até manutenção, reparos, peças, serviços e despesas imprevistas.

Também ajuda a observar se os recursos aplicados em veículos, pneus, combustível e manutenção estão sendo usados da melhor forma possível, sem transformar o controle em promessa automática de economia.

Há vários itens a considerar quando se estabelece o seu método de controle. Entre eles, um bastante importante é a criação de um orçamento realista. Algo que já é até parte do senso comum na gestão de frotas, mas nem sempre é uma realidade.

Então, antes de continuarmos:

Quais são os erros a serem evitados no controle financeiro de frotas?

Um dos principais erros é não ter uma compreensão clara do que constitui o controle financeiro das frotas — algo que vamos abordar na próxima sessão também.

Mas, além deste, os erros que podem estar acontecendo são:

Falta de atualizações de despesas

Uma parte importante do controle financeiro é manter os registros de despesas atualizados. Essas informações são o que tornam mais certeiras as decisões tomadas sobre as operações e o orçamento de sua frota.

Em muitos casos, implementar um método de controle, tanto por planilha ou digitalmente, é a parte mais fácil. Depois, atualizar os registros, incluir dados de nota fiscal de serviços prestados ou de abastecimento de combustível, essa é a tarefa menos desejada.

Uma coisa que você precisa entender: é uma parte do controle financeiro de frotas extremamente necessária.

Sem a atualização constante, de nada adianta ter qualquer gestão de custos, pois você não está de fato usando o seu esquema. Portanto, busque usar uma solução que funcione na sua rotina de gestor de frotas.

Além de registrar o gasto, guarde documentos de apoio que mostrem o valor pago e que a despesa pertence à operação. Isso facilita a conferência posterior, evita dúvidas sobre lançamentos antigos e reduz a chance de o orçamento virar apenas uma estimativa.

Se precisar de um sistema integrado, por exemplo, que una dados de pagamentos em um mesmo lugar, já existem tecnologias para isso. O ponto não é adotar a ferramenta mais complexa, e sim encontrar a melhor solução para a sua operação de transportes.

Um ponto extra aqui:

É comum encontrar quem deixa passar aqueles 5 centavos de uma compra de R$140,05 de combustível. Igualmente, acontece muito o esquecimento de registro de despesas imprevistas no seu sistema.

Dependendo do tamanho da operação, cada 5 centavos pode acabar somando uma grande quantia no final de cada mês. Da mesma maneira, a não-contabilização das despesas “surpresas” geram furos no orçamento que você pode não lembrar depois de onde vieram.

A confusão depois vai ser grande, então já fica o aviso: tome muito cuidado com essas questões e trate pequenos lançamentos como parte do método, não como detalhe dispensável.

Deixar a análise de informações registradas de lado

Diretamente relacionada à atualização de dados, a análise deles é tão importante quanto. O controle financeiro de frotas é dividido nessas etapas fundamentais:

• Implementação de um meio de controle;
• Atualização constante de todas as despesas da frota;
• Análise dos custos para entender a performance da frota e buscar ações que otimizem ainda mais o uso de recursos financeiros da transportadora.

É essa a organização que você precisa incluir no seu dia a dia para realmente tornar as finanças da frota uma fonte de informação útil, em vez de uma preocupação constante e causa de estresse.

O registro responde o que foi gasto; a análise mostra padrões, desvios e prioridades. Sem esse passo, a empresa até acumula dados, mas perde a oportunidade de comparar períodos, entender custos recorrentes e decidir onde agir primeiro.

Pecar na definição de metas

É difícil manter-se no caminho certo e tomar decisões informadas sobre onde o dinheiro deve ser gasto se você não tem um plano para seguir. Afinal, se você não sabe onde chegar, como saberá se está no caminho mais apropriado? Ou mesmo como corrigir problemas?

Por isso, é preciso definir algumas metas para o controle financeiro da sua frota.

O primeiro passo são as duas ações anteriores: reunir as informações e as analisar com cuidado. Assim, você consegue ter uma referência de que tipo de números estabelecer no seu planejamento, definindo metas que condizem com a realidade da operação.

Elas também servem para que o gestor observe quais os pontos positivos e negativos de sua gestão, facilitando a busca de onde investir novos treinamentos ou otimização de processos.

Metas sem base nos dados tendem a virar cobrança abstrata. Metas apoiadas nos registros, por outro lado, ajudam a separar o que é economia possível, o que depende de negociação com fornecedores e o que exige mudança de processo.

Quais itens considerar para fazer o controle financeiro de frotas?

Um dos fatores mais importantes no controle financeiro das frotas é escolher o sistema de controle certo. Isso permite que você acompanhe suas finanças e tome melhores decisões sobre onde alocar os recursos.

É importante fazer algumas pesquisas e encontrar uma ferramenta, planilha ou software que atenda às suas necessidades específicas, ao tamanho da operação e à capacidade da equipe de manter os dados atualizados.

Hoje, há algumas alternativas que funcionam até como um banco digital, além de permitir ações de controle e visualização de custos.

Confira em mais detalhes outros fatores cruciais para gerar um controle financeiro de frotas:

Manutenção

Reparos e despesas operacionais da frota de uma empresa de transporte rodoviário podem facilmente se tornar excessivas se não forem controladas. As operações de melhor administração têm um sistema para gerenciar esses custos.

Com o histórico de problemas, soluções adotadas e custos relacionados, torna-se muito mais prático entender os gastos e definir orçamentos adequados para cada momento. Portanto, uma gestão de manutenção digital ou uma plataforma de checklist eletrônico pode ajudar a organizar esse histórico e reduzir a dependência de registros soltos.

Quando você estabelece uma previsão de custos baseando-se em dados reais da rotina da frota, a previsão tende a ficar mais coerente com a operação. Ainda assim, ela deve ser revisada sempre que mudarem preços, rotas, perfil de uso dos veículos ou frequência de manutenção.

Lembre-se de considerar os diferentes tipos de manutenções que acontecem na frota — preventiva ou preditiva e corretiva.

Manter a manutenção em dia também pode evitar gastos maiores adiante. Em combustível, por exemplo, veículos bem cuidados tendem a desperdiçar menos recursos do que veículos rodando com problemas ignorados.

Peças e serviços

As empresas devem entender o que estão procurando ao tentar encontrar o fornecedor certo. Alguns fatores-chave são:

• Preço: embora seja importante conseguir um bom negócio, a opção mais barata nem sempre é a melhor. Também é importante considerar a qualidade do serviço prestado – você não quer que seus veículos quebrem ou precisem de reparos com mais frequência do que o necessário.
• Eficiência: quanto mais ágil e eficiente for o gerenciamento de sua frota, menos dinheiro você desperdiçará com custos desnecessários.

Firmar essas parcerias com fornecedores e prestadores de serviços confiáveis é um diferencial para você gerar economia na frota, além da estabilidade e garantia nos serviços e compras.

Ao comparar fornecedores, considere também a facilidade de comprovar o que foi aprovado, executado e cobrado. Esses registros tornam a análise financeira mais confiável depois.

Ferramentas e/ou sistemas

Para o controle financeiro de frotas você pode incluir:

• Sistema automatizado para rastrear e gerenciar despesas com compras de veículos e renovações de frota;
• Banco de dados de registros de manutenção de veículos centralizado;
• Programa de gestão de pneus, calculando os gastos de compras e recapagens, e identificando os melhores modelos por custo-benefício;
• Software de contabilidade integrado, que pode rastrear receitas e despesas relacionadas à frota;
• Plataforma com gestão de pagamentos e linhas de crédito para frotas, como o Target Bank;
• Ferramenta de orçamento e previsão para ajudar os gerentes de frota a tomar decisões informadas sobre custos futuros;
• Ferramentas para criar relatórios sobre o desempenho da frota e medidas de economia de custos.

Mas, claro, não precisa ficar limitado a esses. Vale mencionar que também não precisa adquirir todos ao mesmo tempo, apenas aqueles que fizerem mais sentido para a sua operação de transporte.

Ah, as planilhas também são uma alternativa interessante, caso o orçamento da frota não permita contratar um sistema de imediato.

Porém, faça um levantamento de preços antes de tomar qualquer decisão. Às vezes uma planilha pode custar mais caro que um sistema simples, mas que consegue cumprir os requisitos exigidos e ainda automatiza algumas tarefas.

O critério principal é a aderência à rotina. Uma ferramenta sofisticada, mas pouco usada, gera o mesmo problema de uma planilha esquecida: dados desatualizados e decisões tomadas no escuro.

Combustível

Com os preços do diesel sempre alterando, é preciso encontrar maneiras de prevenir o aumento de custos sempre que possível. Uma maneira de fazer isso é implementando um sistema de rastreamento de frota que pode ajudá-lo a monitorar e otimizar suas rotas.

Ou, investindo em veículos com baixo consumo de combustível, principalmente os modelos mais modernos.

Inclusive, manter as manutenções em dia é, também, um caminho para controlar melhor os gastos de combustível. Isto porque um veículo em condições adequadas de rodagem tende a ter melhor desempenho no consumo de combustível.

Estabelecer rotas e horários eficientes é outra questão que não pode ser deixada de lado.

Dessa forma, você pode evitar o uso desnecessário de combustível com acelerações ou frenagens excessivas, ou muito tempo com o veículo parado no trânsito.

Para que essa análise funcione, os abastecimentos precisam entrar no controle com consistência, acompanhados dos comprovantes do valor pago e da relação com a operação. Sem esse histórico, fica difícil saber se o aumento veio do preço, do uso do veículo, da rota ou de um problema de manutenção.

Quer entender mais sobre o que gera um aumento no consumo de combustível? Confira em nosso canal do YouTube: