Planilha de controle de frota: como montar

Para empresas que estão em período de organização e sem uma metodologia de gestão padronizada, a planilha de controle de frota pode ser muito prestativa.

Ela não é tão prática quanto um sistema de gestão, mas ainda pode facilitar a rotina de quem precisa organizar tarefas, registros e processos da frota enquanto amadurece a operação.

Ressaltamos isto: é essencial ter o controle de frota. É por meio dele que a empresa consegue analisar o que aconteceu no mês, enxergar gargalos e planejar as próximas ações com mais clareza.

Então, se ainda não é hora de investir em um software, vale montar uma planilha simples, útil e fácil de preencher. O mais importante é que ela ajude a registrar os dados certos, e não vire apenas um arquivo grande que ninguém atualiza.

Guia da planilha de controle de frota

A planilha é um instrumento básico para o controle de frota. Por isso, precisa refletir o dia a dia da operação: quais veículos circulam, quem dirige, quais manutenções foram feitas, quais custos apareceram e que informações serão usadas depois para tomar decisão.

Onde criar a sua planilha?

O mais comum é usar o Microsoft Excel. Outra opção é o Google Planilhas, um aplicativo de planilhas on-line que permite criar e formatar arquivos e colaborar com outras pessoas no mesmo documento.

Na escolha entre uma ferramenta e outra, pense menos no nome do programa e mais na rotina da equipe. Se várias pessoas precisam acessar o arquivo, atualizar campos e conferir dados, a colaboração em tempo real do Google Planilhas pode ajudar. Se a operação já usa Excel e trabalha com arquivos locais, faz sentido começar por ele.

O que inserir nela?

Algumas informações fundamentais são o cadastro de motoristas e o cadastro de veículos. Também é importante ter o controle de manutenção preventiva de cada veículo, com campos como data da revisão, problemas encontrados, serviços realizados, troca de pneus, troca de óleo e fluidos.

Também vale incluir o controle de custos, separando custos fixos e variáveis. Essa divisão ajuda na hora de planejar novas aquisições, contratações, revisões e prioridades da frota.

O combustível pode ser acompanhado em uma aba própria, com registro de consumo, veículo, motorista, data, local de abastecimento, valor pago e observações relevantes. Mesmo que a planilha não substitua uma análise completa, ela já cria histórico para investigar aumentos fora do padrão.

Aqui vai uma dica extra para você:

Crie a sua planilha com os indicadores de desempenho da frota em mente. Os dados do arquivo devem servir para analisar o desempenho dos processos, não apenas para ocupar colunas.

Como montar uma planilha de controle de frota?

A planilha é composta de linhas e colunas e pode ser subdividida em abas. Dessa maneira, cada aba fica dedicada a um controle específico, o que facilita a organização e evita misturar cadastros, despesas e acompanhamento operacional no mesmo lugar.

Por exemplo:

• Aba 1: cadastro de motoristas, com nome, documento interno, contato, função, status e observações.
• Aba 2: cadastro de veículos, com placa, modelo, ano, tipo de veículo, centro de custo e situação atual.
• Aba 3: controle de manutenção, com data, veículo, quilometragem, tipo de serviço, problema identificado, responsável e custo.
• Aba 4: custos fixos, como seguros, licenciamento, contratos recorrentes, mensalidades e outras despesas que se repetem.
• Aba 5: consumo de combustível, com veículo, motorista, data, volume abastecido, valor, posto e média acompanhada pela empresa.
• Aba 6: gestão de pneus, com identificação do pneu, posição, trocas, reformas, inspeções, ocorrências e custo associado.
• Aba 7: controle de pedágio, com data, rota, veículo, motorista, praça, valor e centro de custo.
• Aba 8: custos diários, reunindo gastos eventuais como estacionamento, lavagem, pequenos reparos e despesas de viagem.

Para iniciar a sua planilha e ter uma construção útil, você precisa saber o que deseja controlar. Os itens acima são exemplos de aspectos comuns em uma gestão de frotas, mas não precisam virar regra para toda empresa.

Faça a adaptação conforme necessário. Uma frota pequena pode começar com menos abas; uma operação mais complexa pode criar controles adicionais. O ponto principal é manter campos que serão preenchidos de verdade.

Como usar a sua planilha?

O ideal é criar a planilha apenas com informações que, de fato, serão preenchidas. Isso facilita a visualização, reduz retrabalho e aumenta a chance de o arquivo fazer parte da rotina.

Inclusive, lembre-se de que ela costuma funcionar melhor como controle mensal. Por isso, mantenha uma cópia de cada mês antes de começar o seguinte, evitando perda de informações e preservando o histórico.

Você pode (e deve) criar uma aba com os resultados consolidados. Como fazer isso?

Primeiro, a soma dos gastos de um intervalo pode partir da fórmula: =SOMA(A2:A100)

Considerando que os gastos estão descritos da célula A2 até A100. Ajuste o intervalo de acordo com a sua própria planilha. Se o arquivo estiver configurado em inglês, a função equivalente costuma aparecer como =SUM(A2:A100). O importante é usar dois-pontos para indicar o intervalo entre as células, e não ponto e vírgula entre apenas duas células.

Já para puxar um total específico de outra aba, use uma referência como: ='Pneus'!A40

Isso considera que o gasto total com pneus está na célula A40 da aba chamada Pneus. Novamente: adapte como for preciso e mude também os títulos conforme cada aba.

Em uma planilha separada ou em uma aba de consolidação, insira os resultados consolidados para ter uma visão mais clara do controle anual. Assim, fica mais fácil comparar meses, identificar despesas recorrentes e entender quais áreas da frota merecem atenção.

Vale a pena usar uma planilha para fazer a gestão de frota?

Com tudo que você viu até aqui, parece trabalhoso usar a planilha, não é? E é mesmo.

Realizar todo esse trabalho manualmente tem pontos negativos: é demorado, aumenta o risco de erros de preenchimento, depende de disciplina da equipe e ainda exige tempo para analisar resultados e criar relatórios antes de um novo planejamento.

Porém, ela pode, sim, ser um bom auxílio temporário.

De modo geral, a planilha faz sentido enquanto a empresa organiza processos, define quais indicadores quer acompanhar e ainda não tem orçamento ou maturidade para investir em um sistema de gestão.

Alternativas para otimizar as suas operações de transporte

Ao invés de investir diretamente em um software para gestão de frotas, você pode buscar ajuda em sistemas mais específicos, mas que fornecem um bom aumento de produtividade.

O checklist eletrônico é uma dessas opções. Ele é utilizado na hora da manutenção preventiva e substitui a tradicional lista de verificação de papel.

Então, no lugar da prancheta, o motorista ou mecânico usa um celular ou tablet com o sistema instalado para registrar as informações da manutenção. Em soluções como a Prolog, as inspeções digitais pelo celular também podem abrir ordens de serviço automaticamente quando uma não conformidade é identificada.