Cálculo do frete de caminhão: passo a passo em 10 etapas

Sem dúvida alguma, saber como calcular o frete de caminhão é uma das principais dores de cabeça para gestores de frotas. Por isso, reunimos as principais informações para tornar essa tarefa mais clara e melhorar seus resultados.

Primeiro de tudo, é importante notar que fazer um cálculo de frete correto não vai, necessariamente, resolver todos os problemas financeiros da operação. Antes disso, é preciso olhar para o cenário inteiro e entender gastos com combustível, pneus, manutenção, pedágios, tributos e outros custos que aparecem antes, durante e depois da viagem.

Com essa base, você consegue planejar melhor, reduzir surpresas e tornar a gestão mais eficiente. É nesse contexto que entra a importância de fazer um cálculo de frete de caminhão correto, com critérios conhecidos e dados atualizados.

Como existem muitos detalhes nesse cálculo, há, na mesma medida, muitas possibilidades de erro no meio do caminho. Assim, entender o que engloba o valor de um transporte de cargas e o que realmente precisa entrar nessa conta é o primeiro passo.

O que considerar para o cálculo?

A ANTT, Agência Nacional de Transportes Terrestres, mantém a Política Nacional de Pisos Mínimos de Frete, criada para estabelecer condições mínimas para a realização de fretes no território nacional.

Isso não significa que exista um preço único e generalizado para todas as operações. A regra trabalha com pisos mínimos referentes ao quilômetro rodado, por eixo carregado, considerando as distâncias e as especificidades das cargas. Cada transportadora e cada frota ainda precisa fazer o próprio cálculo base para descobrir o menor frete que consegue praticar sem comprometer a operação.

Na prática, a tabela da ANTT deve ser usada como referência para consultar o piso aplicável à operação, levando em conta o tipo ou a especificidade da carga, a distância percorrida e o número de eixos carregados no veículo. A partir desse ponto, a transportadora soma seus próprios custos e define o valor final que cobre a viagem e preserva a margem.

Além disso, existem muitos outros fatores que devem ser levados em conta na hora de calcular o frete de caminhão. Isso inclui tarefas gerais da gestão de frota, como manutenções preventivas, alimentação do motorista durante a viagem, pedágios, taxas, tributos, gerenciamento de risco (GRIS) e, obviamente, a margem de lucro.

Como calcular frete de caminhão: passo a passo

Agora, falando realmente sobre como calcular o valor do frete, em dez passos você consegue organizar essa conta. Porém, vale lembrar que cada etapa exige a reunião de diversas informações sobre a carga, a rota, a frota e os custos da operação.

Em outras palavras, tenha em mãos um sistema de gestão completo e atualizado, além dos dados comerciais e operacionais que vão sustentar a cobrança.

1. Coletar informações sobre a carga

Aqui começa o cálculo de frete. É o momento de reunir as informações necessárias para chegar ao valor correto no final da tarefa. As informações de carga podem incluir valor da nota fiscal, peso, medidas, tipo de mercadoria, volume ocupado e cuidados especiais de transporte.

2. Anotar informações sobre a entrega

Nesse instante, você deve ter em mãos o planejamento de rotas. Afinal, é preciso saber qual será a distância percorrida na entrega, qual é o destino da carga, se há necessidade de agendamento prévio, se existem restrições de circulação e quais custos podem aparecer ao longo do trajeto.

3. Descobrir as taxas que vão incidir na entrega

Uma das taxas importantes nessa etapa é o ad valorem, que ajuda a cobrir riscos da operação de transporte relacionados à mercadoria. O valor pode ser definido considerando aspectos como valor da carga, perfil do produto, risco envolvido, tipo de veículo e eventual indenização em caso de sinistro.

É importante não confundir ad valorem com frete-peso. O frete-peso é outro componente do cálculo e está ligado ao peso ou à cubagem da carga, além da distância percorrida. Já o ad valorem olha para o valor e o risco da mercadoria transportada.

Lembre-se de que esse número varia de acordo com os detalhes de cada carga. Por exemplo, algumas mercadorias podem ser mais leves e percorrer uma distância menor, mas apresentar risco maior de roubo. Isso faz com que a taxa aumente.

Além disso, o ad valorem pode ter um valor na ida e outro na volta, de acordo com as mercadorias transportadas em cada viagem. Por isso, essa parte do cálculo merece atenção especial e não deve ser tratada como uma taxa fixa para todos os casos.

4. Avaliar a necessidade da taxa GRIS

Apesar de a taxa GRIS fazer parte da lógica de gerenciamento de riscos, é importante avaliá-la separadamente para determinar a necessidade ou não da cobrança. Afinal, nem todas as mercadorias precisam desse adicional.

Para explicar melhor, GRIS é uma abreviação para Gerenciamento de Riscos. Então, se o transporte da carga envolve riscos altos, como roubo, acidentes ou explosões, como no transporte de combustível, a taxa deve ser adicionada. Se os riscos são muito baixos ou inexistentes, ela pode não ser cobrada.

De acordo com a NTC (Associação Nacional do Transporte de Cargas), o GRIS sugerido é de 0,3% do valor da carga. Ainda assim, a transportadora deve avaliar se essa referência faz sentido para o perfil da operação, da rota e da mercadoria.

5. Avaliar qual é o tipo de carga

Aqui, a cubagem de carga deve ser considerada como base para determinar essa parte do preço do frete. Mas o que é isso? Depois de tirar as medidas da mercadoria, você consegue calcular o volume da carga e entender o espaço que ela vai ocupar no caminhão de transporte.

Dependendo da quantidade de carga que couber em cada caminhão, o valor do frete será diferente. Se o veículo leva apenas uma mercadoria ou se tem capacidade para levar vinte unidades, logicamente, os valores dessas viagens serão diferentes para garantir um preço justo para as duas partes.

6. Estimar frete peso com tabela de cobrança

Apesar de ser muito comum usar o peso da entrega, também pode ser usado o valor da cubagem para fazer esse cálculo. De qualquer maneira, será o peso ou a cubagem, junto com a distância percorrida, que vai ajudar a determinar o resultado do frete-peso.

Essa etapa é diferente da análise do ad valorem. Enquanto o ad valorem considera o valor e o risco da mercadoria, o frete-peso ajuda a remunerar o transporte de acordo com o espaço, o peso e o percurso envolvidos na operação.

7. Avaliar a taxa de despacho e o frete valor

A taxa de despacho é um valor fixo que a sua empresa transportadora define para cobrir atividades administrativas e operacionais das operações logísticas. Já o frete valor é calculado a partir do valor da carga e do percentual de frete valor sugerido pela NTC.

8. Calcular o frete base

Aqui é onde você junta os valores reunidos até o momento, ou seja, soma:

• o frete peso;
• a taxa de despacho;
• o frete valor;
• o GRIS.

Essa soma forma uma base importante, mas ainda não encerra o cálculo. Depois dela, entram as taxas adicionais aplicáveis à operação e a margem de lucro da transportadora.

9. Fazer o cálculo das taxas adicionais

Algumas taxas precisam ser calculadas à parte, como a taxa de restrição ao trânsito. Por esse motivo, retome a lista de taxas reunida no passo 3 e faça todas as contas necessárias antes de chegar ao último passo do cálculo de frete de caminhão.

Também vale conferir custos de pedágio, exigências de agendamento, restrições urbanas, despesas específicas da rota e qualquer condição que mude o custo real da entrega. O objetivo é evitar que um valor pequeno, esquecido na montagem da proposta, tire a margem da operação.

10. Somar todos os valores

Por último, coloque todos os valores juntos para determinar o preço final desse frete. Lembre-se de adicionar a margem de lucro e de conferir se o valor calculado respeita o piso mínimo aplicável à operação, quando houver enquadramento na política da ANTT.

Alternativa tecnológica

Para facilitar e tornar esse processo mais rápido, já existem diversas ferramentas em que você preenche os valores e a conta é organizada com mais facilidade. Basta pesquisar e encontrar o sistema que melhor se adequa às suas necessidades.

Mesmo com ferramentas de apoio, o cuidado com a qualidade dos dados continua sendo essencial. Se peso, cubagem, distância, taxas ou custos da frota estiverem desatualizados, o resultado também vai nascer errado.

Importância de fazer um cálculo correto

Considerar todos os custos de transporte e ainda ter lucro para não sair no prejuízo é essencial. Isso a gente nem precisa falar, né?

Então, para estabelecer um preço justo para a empresa transportadora e para o cliente, você precisa conhecer todos os detalhes que entram na conta, como falamos acima. O cálculo não deve olhar apenas para o que o mercado está cobrando, mas também para o que a sua operação realmente gasta.

Outra coisa: às vezes você pode sentir a necessidade de abaixar ou subir seu preço apenas para competir e se adequar aos concorrentes, mas esse não é o caminho recomendado. Se a transportadora cobra sem conhecer os próprios custos, pode operar com prejuízo mesmo quando a viagem parece cheia.

O melhor caminho é organizar os dados da carga, da rota, da frota e das taxas, conferir o piso mínimo aplicável e formar um preço que cubra a operação com margem. Assim, o cálculo do frete de caminhão deixa de ser um chute comercial e passa a ser uma decisão de gestão.