Guia do checklist eletrônico para frotas

Você saberia responder o que é checklist eletrônico e por que essa ferramenta é tão importante para a gestão de frotas?

Caso já conheça esse tipo de checklist e esteja apenas curioso para entender como funcionaria na sua frota, esse post é uma oportunidade para você conhecer mais a respeito.

A seguir, você encontra todas as informações que precisa saber para entender o que é a tecnologia de checklist e como implementar de uma vez por todas na sua operação para aproveitar todos os benefícios. Confira:

• • O que é checklist eletrônico;
• • Para que serve;
• • Qual a sua importância;
• • Quais são os benefícios;
• • Como funciona o checklist eletrônico;
• • Quais são os tipos de checklist;
• • Como criar um checklist digital.

O que é checklist eletrônico?

O checklist eletrônico é um mecanismo de controle de atividades de forma digital. Ele veio para substituir o preenchimento manual de formulários em papel que, até então, eram usados como forma de controle da frota.

Com o passar dos anos, a listagem de tarefas se modernizou, tendo o papel e a caneta substituídos por planilhas no Excel. Até que, finalmente, chegou o sistema de checklist eletrônico.

Entender o que é o checklist eletrônico é, também, compreender que seu objetivo é ser um meio de estruturar a gestão de frotas através da padronização dos processos operacionais.

Para que serve o checklist eletrônico?

Antes de tudo, é importante falarmos sobre a lógica por trás do checklist, também conhecido como “lista de verificação”.

O checklist é um método de controle que relaciona tarefas, itens ou condutas que precisam ser lembradas ou seguidas. No caso da rotina das operações de transporte, ele cumpre seu papel para:

• • Registrar tarefas nas ordens de serviço que devem ser entregues;
• • Realizar inspeções em veículos ou equipamentos;
• • Analisar a localização de defeitos e suas causas;
• • Coletar dados para o planejamento de soluções.

Em geral, ele facilita a forma como o gestor e sua equipe gerenciam as tarefas do dia a dia, incluindo a tomada de decisões mais precisas e com menor desperdício de tempo.

Agora que você já sabe o que é checklist eletrônico e como ele contribui na gestão de frotas, saiba também:

DEMONSTRAÇÃO GRATUITA

Com o Checklist Eletrônico do Prolog você tem o controle da frota na palma da mão.

Quando surgiu o checklist eletrônico?

Uma das primeiras plataformas de checklist eletrônico que trouxe uma solução focada no setor do transporte e gestão de frotas foi o sistema Prolog. A Prolog foi fundada em 2016 e oferece uma plataforma SaaS brasileira para gestão de frotas, pneus, manutenção preventiva e checklist eletrônico.

Nós trabalhamos com soluções que são referências em gestão de pneus e de frotas — no Brasil e também em outros países, como Paraguai, República Dominicana e África do Sul.

Ao todo, são mais de 1.500 operações atendidas. Para evitar números sem contexto atualizado, o ponto mais importante é entender o que o checklist digital muda na rotina: ele troca formulários físicos por registros organizados, feitos pelo celular, com fotos, assinatura do responsável e abertura de ordens de serviço quando uma não conformidade é indicada.

Apenas saber o que é checklist eletrônico não ajuda a identificar sua verdadeira necessidade na frota. Por isso, definimos também a sua importância e benefícios: 

Qual a importância do checklist eletrônico?

A importância do checklist para frotas é justamente a coleta e organização de dados. Nesse sentido, ele pode ser útil para a avaliação de como o serviço foi executado.

É por meio dele que são identificados erros e falhas, tanto na operação quanto nos veículos. Isso permite que as futuras atividades passem por melhorias e apresentem resultados mais satisfatórios.

Quais são os seus benefícios?

Padronização da comunicação

A ferramenta de checklist eletrônico reduz o tempo gasto em comunicação com os funcionários, pois centraliza as informações em ambiente digital e facilita o acesso dos responsáveis pela operação e pela manutenção.

Segurança e comprovação

O checklist eletrônico melhora a comprovação da vistoria porque registra quando e por quem ela foi feita. No Prolog, o realizador do checklist pode assinar eletronicamente como responsável, e fotos tiradas no momento da inspeção ajudam a descrever as não conformidades apontadas.

Promoção de avanços tecnológicos

Utilizar um checklist digital pode ser a porta de entrada para melhorias contínuas na frota e na gestão de manutenção. Um fator fundamental para trazer cada vez mais resultados positivos e incentivar os gestores e colaboradores a serem mais adeptos das tecnologias logísticas.

Como funciona o checklist eletrônico?

O checklist do Prolog é bastante versátil, sendo possível criar formulários para cada modelo de veículo da frota. E o melhor: os checklists são respondidos em qualquer celular que possua o aplicativo do Prolog, de forma descomplicada, para que o condutor identifique possíveis irregularidades no ativo.

Caso encontre um problema, esse será classificado de acordo com as prioridades baixa, alta ou crítica e enviado aos responsáveis pela manutenção. Quando uma não conformidade é indicada, as ordens de serviço podem ser geradas automaticamente para dar sequência ao tratamento.

Nosso maior diferencial está em ser especialista em frotas e operações de transporte. Dessa forma, trazemos funcionalidades e a organização dos dados coletados, pensadas exclusivamente em favorecer esse setor, com dashboards e relatórios atualizados a cada checklist realizado.

Confira o conteúdo em vídeo que preparamos sobre como utilizar o checklist eletrônico em sua frota:

Quais são os tipos de checklist?

Verificação de etapas

Este é o tipo mais comum de checklist. Seu objetivo é apontar, de maneira exata, um conjunto de etapas a serem seguidas para a realização de uma tarefa.

Solução de problemas

Checklist é composto por uma série de instruções que devem ser cumpridas em situações de risco. É extremamente eficaz diante de imprevistos operacionais.

Coordenação

Quando o gerenciamento de projetos abrange uma equipe de muitas pessoas, este modelo de checklist atua como ponto central de foco para a execução das atividades.

Disciplinas

O checklist de disciplinas garante que todas as tarefas semanais estejam sendo cumpridas, como: coleta e envio de pedidos, preenchimento de relatórios etc.

Afazeres (to do)

Diz respeito às atividades que ainda não foram realizadas. A lista “to do” pode ser desenvolvida em outras áreas da empresa, com equipes e funcionários específicos.

Para inspeção de frotas

É o principal tipo utilizado nas rotinas de operações de transporte, e é o que fornecemos dentro do sistema Prolog. Nele, constam todos os itens que devem ser avaliados na hora de verificar o funcionamento do veículo. 

A cada determinado período, um diferente modelo de checklist é realizado. No diário, por exemplo, estão os itens cruciais para uma viagem segura, como faróis e nível de combustível. No semanal, a inspeção de calibragem dos pneus. E assim vai.

Como criar um checklist eletrônico?

Para começar, defina o que vai ser inspecionado: Empilhadeiras? Caminhões? Utilitários? A clareza e precisão na hora da elaboração da lista é de extrema importância para o negócio.

Suponhamos que você esteja criando um checklist de afazeres e o objetivo central seja a inspeção dos caminhões. Como anda a direção do veículo? As rodas? E os faróis? Nenhum detalhe pode ficar de fora.

O próximo passo é definir a frequência com que cada checklist deve ser realizado. Como o objetivo da empresa é alcançar metas, e não interromper o fluxo de entregas, é recomendado que o condutor realize a inspeção antes e depois de cada rota.

Todo funcionário possui uma função, certo? E não seria diferente para a aplicação do checklist. Definir o responsável pelo preenchimento da lista é uma forma de facilitar a organização e a autenticidade dos dados.

Por fim, é preciso conferir se o checklist está de acordo com os processos da empresa. Testar a lista é a forma de validação mais eficiente e a maneira ideal de realizar melhorias.

Quer entender ainda mais sobre o que é checklist eletrônico e como utilizá-lo na sua frota? Veja o Guia de Checklist Eletrônico — o download desse material é grátis!