Importância do checklist: inspeção antes de cada rota

Todo gestor de frotas e/ou manutenção precisa tratar o checklist de veículos como parte da rotina de controle da operação de transportes. Caso você ainda não saiba para que serve e qual a importância do checklist, este post é para você.

Tanto no transporte de passageiros quanto no transporte de cargas, os cuidados com os veículos da frota são essenciais. A manutenção é uma parte importante desse processo, porque ajuda a organizar inspeções, registrar falhas e reduzir a chance de problemas evitáveis durante a operação.

A atenção com os ônibus costuma ser maior, pois esse tipo de veículo tem particularidades de estrutura, funcionamento e operação. Ao mesmo tempo, quando falamos de caminhões, também há diversas marcas, modelos e configurações que podem exigir pontos de conferência diferentes.

Ou seja, aqui já estamos falando que parte da importância do checklist é identificar essas diferenças, sendo recomendável ter modelos específicos para cada tipo de inspeção da frota, em vez de usar uma lista genérica para todos os veículos.

A seguir, você confere:

• Qual a importância do checklist;
• Quando usar o checklist;
• O que é a manutenção de frotas;
• Qual a sua importância;
• Qual a importância do checklist para as boas práticas de manutenção?
• Como criar o checklist e aplicar na frota.

Qual a importância do checklist?

Qual a importância do checklist para frotas?

O checklist de veículos tem sua importância resumida na praticidade de listar os componentes que devem ser inspecionados antes de partir para uma nova viagem. Ele também funciona como uma base de registro para entender quais problemas aparecem com mais frequência na frota.

Na prática, isso possibilita que veículos com itens críticos, que poderiam causar um acidente ou outra consequência grave, sejam retidos e tenham o problema corrigido antes de ser liberados para rodar novamente. Em operações que usam critérios de criticidade, caminhões com itens críticos abertos podem ser impedidos de sair para a estrada.

Da mesma forma, ações preventivas, como o alinhamento de um caminhão, conseguem ser planejadas e realizadas com mais organização. Esse controle contribui para a redução de custos operacionais, para o aumento da durabilidade do veículo e para a segurança nas operações de transporte.

O checklist também ajuda a controlar melhor os veículos e os responsáveis por cada ocorrência. Em vez de depender apenas de conversas ou anotações soltas, a empresa passa a ter registros da inspeção, do item apontado e da ação necessária para dar sequência à manutenção.

Quando usar o checklist de veículos?

Sempre que uma inspeção de frota for necessária, o checklist é uma forma prática de padronizar a verificação. Ele evita que cada pessoa confira os itens de um jeito diferente e ajuda a manter o mesmo critério entre veículos, turnos e unidades.

Além disso, antes de colocar o veículo em circulação nas vias públicas, o condutor deve verificar a existência e as boas condições de funcionamento dos equipamentos de uso obrigatório. Por isso, uma lista de verificação bem feita ajuda a transformar essa conferência em rotina documentada.

Dessa maneira, você pode ter diversos modelos de checklist na operação, indo desde a inspeção diária de veículo até um checklist mais completo, para realização semestral ou mesmo anual.

As listas de inspeção também podem ser diferenciadas pela parte do veículo que abordam, como a elétrica e a mecânica, ou pelo tipo de frota. O Código de Trânsito Brasileiro tem disposições aplicáveis a qualquer veículo, mas o modelo de checklist usado na empresa precisa respeitar as características reais da operação.

Vale lembrar que o checklist é uma ferramenta que deve estar presente na rotina de manutenção preventiva da frota. Então, se você ainda não tem uma gestão de manutenção definida, comece planejando quais inspeções são necessárias, quem as executa e como os apontamentos viram ação.

O que é a manutenção preventiva de frotas?

A manutenção de uma frota pode ser preventiva, corretiva ou combinar ações dos dois tipos ao longo da rotina. No primeiro caso, ela tem o objetivo de antecipar problemas, identificando sinais de falha e tomando as medidas necessárias para evitar que o veículo fique parado sem planejamento.

No segundo caso, a manutenção corretiva acontece quando já existe uma falha identificada que precisa ser reparada. Ela pode ocorrer depois de uma quebra que impede a viagem, mas também pode ser planejada quando o problema foi apontado e o veículo ainda está operável, desde que a operação trate o risco dentro de critérios seguros.

Por isso, em vez de pensar apenas no reparo emergencial, muitos gestores buscam implementar métodos melhores em sua frota, para ter o controle dos itens que devem ser inspecionados, com qual frequência devem ser verificados e qual a maneira mais produtiva de realizar essas tarefas.

O checklist entra justamente nesse ponto: ele cria uma rotina de observação e registro. Quando um item aparece repetidas vezes em não conformidade, a gestão consegue enxergar padrões, priorizar recursos e decidir se precisa ajustar a manutenção, a capacitação da equipe ou o próprio modelo de inspeção.

Qual a importância da manutenção de frotas?

Seja frota de caminhões ou frota de ônibus, a importância de realizar uma gestão de manutenção é inegável. Afinal, é através desse gerenciamento que as operações da empresa podem ganhar mais previsibilidade e segurança.

Portanto, realizar o levantamento e análise de dados relacionados à manutenção, produtividade, consumo de combustível, pneus, entre outros, faz parte de criar uma visualização mais ampla, a fim de determinar pontos positivos e negativos.

Isso é importante para o controle de veículos e redução de custos operacionais. Assim como, é claro, para construir novos planejamentos estratégicos para a transportadora.

Também existe uma ligação direta com a segurança. O trânsito em condições seguras é tratado como direito de todos e dever dos órgãos e entidades do Sistema Nacional de Trânsito, que devem priorizar a defesa da vida, da saúde e do meio ambiente. Na operação, o checklist não substitui essas responsabilidades, mas ajuda a empresa a organizar uma rotina compatível com esse cuidado.

Como fazer um checklist para manutenção dos veículos da frota?

Embora existam diversas soluções para criar essas listas de verificação, você deve priorizar um sistema de checklist que tenha foco em frotas e operações de transporte. Assim, fica mais prático personalizar os modelos, partindo de itens já pertinentes aos veículos da frota.

Dito isso, na lista devem estar inclusos os itens que precisam ser conferidos antes de uma viagem, de acordo com o tipo de veículo, rota e operação. Por exemplo, a condição dos pneus, se estão em bom estado, se a calibragem está dentro do previsto e se há sinais visíveis de desgaste.

Igualmente, a verificação do óleo do motor deve estar em dia, principalmente para viagens de longa distância. Quando falamos em ônibus, você pode ainda adicionar na inspeção os módulos eletrônicos e outros componentes que façam sentido para esse tipo de veículo.

Além de criar o seu próprio checklist, você também pode usar modelos de checklist prontos. Geralmente, estes são de papel, mas conseguem cumprir com sucesso a função de listar os itens do veículo para fazer a inspeção.

Confira alguns modelos de check list para imprimir:

Modelos de checklist para impressão.

Qual a importância do checklist para as boas práticas de manutenção?

Não apenas o checklist, mas o sistema digital se torna útil em duas etapas fundamentais: promover a produtividade da equipe e criar relatórios para análise dos gestores de frota e de manutenção da operação.

Apesar de um checklist para manutenção de veículos ser de grande auxílio na gestão de frota, ele não faz o trabalho sozinho. As boas práticas de manutenção que o gestor deve seguir incluem:

• Montar o cronograma de inspeções conforme necessário;
• Adquirir as ferramentas e determinar o melhor plano de manutenção para cada tipo de veículo presente na frota;
• Realizar a capacitação da equipe para utilizar as ferramentas de manutenção, como o próprio checklist;
• Utilizar produtos e peças originais e/ou de alta qualidade;
• Realizar os planejamentos de manutenção com antecedência;
• Definir as métricas e indicadores de manutenção a serem acompanhados.

Nessas etapas, você pode entender a importância do checklist digital observando funcionalidades que ajudam a transformar a inspeção em informação útil para a manutenção:

• Visualização do histórico das inspeções realizadas;
• Modelos de checklist personalizados conforme o tipo de veículo;
• Farol de checklist, mostrando a saúde de cada veículo da frota e identificando se há itens críticos em aberto;
• Relatórios e gráficos mostrando itens em não conformidade e ocorrências mais comuns por placa.

Entre outras funções, estas já mostram qual a importância do checklist para atender às necessidades do gestor. Quando o sistema informa quantos e quais itens em não conformidade foram indicados, fica mais fácil priorizar a manutenção e acompanhar a evolução dos problemas.

A princípio, a etapa mais importante é ter regularidade na manutenção preventiva, realizando as inspeções de frota conforme previsto. Para isso, o sistema de checklist pode apoiar o cronograma e o registro das inspeções realizadas, sem substituir a análise do gestor.

Além do mais, ter uma equipe capacitada e competente é obrigação da empresa.

Os motoristas e mecânicos responsáveis por realizar o checklist para manutenção devem ser profissionais e seguir de maneira exata as boas práticas estabelecidas pela transportadora.

Como aplicar o checklist na frota?

Na maioria das operações de transporte, o checklist de papel já é uma prática comum. Para utilizá-lo, você precisa criar ou ter um modelo pronto em excel, word ou PDF para que possa imprimir e distribuir aos motoristas da operação.

Neste caso, você também precisa mostrar aos motoristas a importância de preencher corretamente os itens na lista de inspeção e que eles retornem os papéis na central. Desta forma, sendo possível o gestor dar seguimento na próxima etapa da manutenção: a abertura de ordens de serviço.

Então, a aplicação do checklist de papel se dá nestas etapas:

• Criação de modelos para os veículos da sua frota;
• Impressão dos checklists e distribuição aos motoristas;
• Recebimento e leitura dos checklists preenchidos, abrindo ordens de serviço conforme necessário;
• Repetição do processo de impressão e distribuição.

Quando optar por um checklist digital, não existe a necessidade de imprimir nada, pois tanto o motorista quanto o gestor — e mesmo os mecânicos — acessam tudo pelo sistema web ou aplicativo no celular.

Ou seja, a criação e personalização de todos os modelos de checklist é totalmente digital, assim como a realização da inspeção. Para aplicá-lo na sua operação de transportes, você precisa adquirir um sistema de checklist que atenda às necessidades da frota.

Você deve entender, por exemplo, se a ferramenta atende o tamanho da sua frota e a demanda que possui de realização diária de checklists.

Após adquirir a plataforma, você deve passar pela etapa de apresentar aos colaboradores e treiná-los para a utilização dela. Resumidamente, você aplica o checklist digital nos seguintes passos:

• Aquisição de um sistema de checklist eletrônico que atenda às necessidades;
• Personalização dos modelos de checklist na plataforma ou criação de modelos novos, conforme necessário na sua operação;
• Disponibilização de login e senha para todos os usuários;
• Utilização prática do checklist quando e onde for preciso.

Checklist digital para manutenção de frotas

Aqui no Prolog, nós temos uma solução de Checklist Eletrônico para operações de transporte. Os checklists são respondidos em qualquer celular que possua o aplicativo do Prolog, inclusive em operações que precisam realizar checklists mesmo sem conexão com a internet.

Quando uma não conformidade é indicada no checklist, Ordens de Serviço são geradas automaticamente. A plataforma também permite incluir fotos tiradas no momento da inspeção para auxiliar na descrição das não conformidades apontadas e oferece assinatura eletrônica do responsável pelo checklist.

Inclusive, os relatórios e dashboards ajudam a acompanhar itens em não conformidade e a quantidade de Ordens de Serviço geradas, apoiando a análise posterior dos gestores.

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