Controle de entrada e saída de veículos: o que anotar

Realizar o controle de entrada e saída de veículos das garagens é uma maneira de tornar mais eficiente a gestão de frota.

Tanto por dar mais visibilidade sobre quem está responsável por cada veículo, por exemplo, quanto por organizar rotinas e aumentar a segurança dos colaboradores.

Afinal, ao iniciar esse controle, espera-se que os checklists de inspeção de veículos sejam realizados também nos dois momentos — saída e retorno à operação. A checagem antes da viagem ajuda a confirmar se o veículo está em condição segura para rodar.

Dessa forma, a eficiência do fluxo da operação é favorecida, permitindo o controle de variáveis como desgaste natural das peças, serviços de manutenção programados e pendências identificadas antes que virem um problema maior.

Se a execução desse procedimento for feita da maneira errada, impacta na produtividade e nos custos da operação. Portanto, você precisa ter atenção e entender a fundo como funciona cada etapa dos processos da frota e como pode contribuir para executar melhorias.

Mas…

Para que serve o controle de entrada e saída de veículos?

O controle de entrada e saída de veículos serve para registrar os deslocamentos diários da operação. Porém, tem um papel complementar que está se tornando cada vez mais importante:

Acompanhar a saúde dos veículos da frota.

Esta área é responsável pelo bom funcionamento dos caminhões, garantindo que estejam em perfeito estado para sair em uma viagem, seja de curta ou longa distância.

É através do controle de veículos que os responsáveis pela gestão conseguem traçar um histórico de operações de frota, oferecendo uma série de dados à empresa, como número de acidentes e multas quando em percurso.

Além disso, trazendo informações sobre os itens do checklist de inspeção que mais se repetem, qual motorista tem mais ocorrências e gera problemas repetidamente, entre outras informações.

Essas questões são registradas para que o gestor tenha conhecimento do que acontece com a frota de veículos, obtendo resultados qualitativos. É aí que entram as planilhas ou sistemas digitais.

O processo de controle de frota garante:

• Gestão eficaz da movimentação de entrada e saída de veículos;
• Aumento de segurança;
• Redução de custos e burocracia;
• Acesso organizado aos dados registrados sobre a movimentação dos veículos;
• Maior nível de satisfação dos condutores e clientes.

Como controlar a entrada e saída de veículos da frota?

O controle de entrada e saída deve ser realizado diariamente por um gestor de frota que ficará responsável pela coleta de informações. Dentre elas:

• Período de amostragem: Serve para monitorar os dados estatísticos da frota através de planilhas. Tudo depende do número de carros que sua frota possui e do ritmo de entradas e saídas. Se o fluxo for pequeno, uma planilha para o mês deve ser o suficiente; se for grande, uma planilha para a semana pode ser necessária.
• Informações sobre o veículo: Dados como o modelo, cor, placa ou qualquer outro método de identificação que a empresa utilize para diferenciar a frota.
• Informações sobre o motorista: Dados como o nome, idade e tempo de contribuição para a empresa podem ser coletados.
• Data e horário da retirada e entrada do veículo: Quando o veículo saiu da empresa e quando ele voltou são informações fundamentais para manter o controle de veículos da frota, assim como do tempo utilizado para a viagem em questão.
• Quilometragem de saída e final: A quilometragem implica em vários gastos, como combustível e desgaste de peças, ajudando na previsibilidade dos custos operacionais.

O relatório pode ser feito manualmente. No entanto, por abranger um número grande de dados, é possível que eles acabem com alguns erros. 

Para lidar com isso, o sistema de gestão de frotas automatizado é uma solução.

Existe um sistema para controle de entrada e saída de veículos?

Não necessariamente uma tecnologia específica para essa função, mas, com certeza, há sistemas que suprem essa necessidade.

Um software de gestão de manutenção, por exemplo, precisa ter esse tipo de controle para monitorar veículos em funcionamento ou conserto. Como já falamos, o próprio checklist de inspeção é um meio para que a entrada e saída de veículos seja acompanhada mais de perto. 

Além desses recursos, existem sistemas de monitoramento e/ou rastreamento de veículos no mercado.

Esses sistemas pertencem a outra categoria: com rastreamento, é possível saber a localização do caminhão e acompanhar informações operacionais como tempo parado, velocidade média e percurso. Isso não substitui o controle feito por checklist; são dados diferentes, com finalidades diferentes.

Algumas vantagens de organizar o controle com sistemas adequados são:

Monitoramento confiável

Com registros padronizados, é possível fazer o controle do fluxo de veículos de forma mais confiável e com menos falhas de preenchimento. 

Com esses dados, fica mais fácil saber a duração do percurso, o tempo de espera, inspecionar a entrada e a saída e conferir se as informações foram registradas por quem ficou responsável pela operação.

Gerenciamento eficiente

Com o controle de entrada e saída de veículos, o gerenciamento das manutenções, gastos com combustível e rotas é feito com bastante precisão.

Ainda mais se você optar por incluir o checklist na sua rotina: você acompanha os veículos com ordens de serviço em aberto e a gravidade do item — moderado ou crítico. Uma estratégia de manutenção abrangente também ajuda gestores e motoristas a manter os veículos funcionando com eficiência.

Identificação de falhas operacionais

Por meio do controle total da frota, o sistema é capaz de identificar falhas no processo da operação, como paradas que podem ser otimizadas, registros incompletos e padrões de ocorrência que indicam onde o processo precisa melhorar.

Redução de custos

Acompanhar de perto os gastos dos veículos e motoristas ajuda na redução de custos.

Ao cruzar os veículos que estão em operação, a quilometragem registrada, as rotas realizadas e os apontamentos de manutenção, você consegue definir valores médios para cada deslocamento. 

Assim, identificando quando um custo se torna excessivo e podendo identificar, com mais facilidade, qual problema gerou este aumento. O planejamento de rotas também pode contribuir para a eficiência ao reduzir milhas rodadas, paradas e tempo em trânsito.

Como usar o checklist no controle de entrada e saída de veículos?

Um dos benefícios em utilizar uma plataforma de checklist para controle de entrada e saída da frota é a possibilidade de incluir, substituir e alterar qualquer item da lista.

É possível, ainda, solicitar fotos com marcação. 

Caso ocorra alguma avaria no caminhão, o gestor pode receber fotos do dano registrado pela pessoa que fez a inspeção, com a indicação de onde ele está localizado.

Inclusive, o checklist digital permite acompanhar a entrega e a devolução dos veículos à distância, sem exigir que o gestor esteja presencialmente na empresa para conferir cada registro. Na Prolog, a inspeção é feita pelo celular e pode gerar abertura automática de ordem de serviço quando há apontamento.

O checklist de veículos é uma forma de agilizar tarefas e automatizar o controle de informações, por isso te convidamos a conhecer a solução que nós, do Prolog, disponibilizamos — clique aqui para acessar nossa página.