Documentos de carga: NF-e, CT-e, MDF-e e os auxiliares

Os documentos de transporte de cargas têm um objetivo central: comprovar que a mercadoria transportada e o transporte em si seguem as normas aplicáveis à operação.

Eles ajudam a facilitar o acesso às informações dos produtos, registrar a prestação do serviço e comunicar dados fiscais necessários ao transporte.

Conheça os documentos mais usados na logística de transporte e veja como organizar a gestão deles:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) formaliza a compra e venda de produtos e serviços, além de identificar o vendedor e o comprador.

Ela é válida como recibo e serve para o recolhimento de impostos de mercadorias vinculadas ao Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Por ser um modelo eletrônico, a NF-e facilita a gestão e reduz os custos operacionais, pois substitui uma grande quantidade de papéis que seriam usados para a sua emissão manual.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um resumo das informações mais relevantes da NF-e.

Ele contém a chave numérica de acesso à Nota Fiscal Eletrônica e serve para regularizar a circulação das mercadorias. Inclusive, a ausência desse documento pode gerar multa.

Mas, qual é a diferença entre o DANFE e a NF-e, exatamente?

O DANFE é um registro impresso que facilita o acesso aos dados da compra, enquanto a Nota Fiscal é o documento fiscal eletrônico que corresponde à aquisição perante a Receita Federal.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

Outro documento de transporte de carga é o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), um dos documentos fiscais ligados à atividade de transporte.

Ele é emitido e armazenado digitalmente. Sua função é documentar a atividade de transporte para fins fiscais, com validade jurídica para todos os fins.

O CT-e substitui a sistemática de emissão do conhecimento de transporte em papel e deve ser apresentado durante fiscalizações quando a operação exigir esse documento. Ele também se relaciona aos encargos tributários das transportadoras nos serviços de carga e descarga, intermunicipais e interestaduais. Por isso, vale revisar a exigência conforme o tipo de operação e o modal de transporte.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

O Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE) nada mais é do que a versão impressa do CT-e, documento que existe apenas no ambiente virtual.

O DACTE representa o Conhecimento de Transporte Eletrônico e precisa acompanhar a carga impressa até o destino quando a emissão do CT-e fizer parte da operação.

Ele serve como comprovante de que o produto transportado está seguindo as normas aplicáveis. E, assim como o DANFE, simplifica o acesso às informações durante a circulação da mercadoria.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) é um dos principais documentos para transporte de cargas, pois reúne informações da NF-e e do CT-e.

Ele serve para regular os registros dos produtos em trânsito pelas transportadoras e deve ser tratado com atenção sempre que a operação exigir esse manifesto.

Seu objetivo é otimizar as obrigações dos contribuintes e incluir o acompanhamento de operações comerciais em um único documento.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

Como os demais documentos auxiliares, o Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE) funciona como uma versão impressa do MDF-e.

Sua versão em papel apresenta à fiscalização os tipos de mercadorias que estão em trânsito, de forma simples e segura.

Vale lembrar que transportar o produto sem o Documento Auxiliar, quando ele é exigido, sujeita a operação a riscos de autuação e multa.

Como fazer a gestão dos documentos de transporte de cargas?

Sabemos que gerir a documentação de veículos é uma tarefa muito importante, afinal, é o que ajuda a manter a operação alinhada às exigências fiscais, administrativas e operacionais.

Por isso, separamos algumas dicas de como fazer a gestão deles. Confira:

1 – Utilize os documentos de transporte de cargas eletrônicos

A conversão dos documentos impressos em formato digital não só simplifica, como otimiza o processo administrativo da frota e empresa como um todo.

São vários documentos que um motorista pode precisar levar consigo para passar por fiscalizações, então ter esses arquivos organizados também em formato digital ajuda a reunir tudo de maneira mais prática.

2 – Tenha atenção aos prazos de validade

Os documentos do transporte de cargas têm diferentes prazos de validade e formas de controle. Alguns dependem da operação, outros do contrato, da obrigação fiscal, do veículo ou da política interna da empresa.

Por isso, em vez de tratar todos os documentos como se tivessem o mesmo vencimento, vale criar uma rotina para conferir a validade, a guarda e a renovação de cada item usado pela frota.

Também é importante separar documentos fiscais de transporte, documentos do veículo, comprovantes administrativos e registros trabalhistas. Essa distinção evita misturar obrigações diferentes em uma única lista de prazos.

Alguns cuidados para ficar atento são:

• conferir a validade e a necessidade de renovação de cada documento;
• registrar quem é responsável por emitir, guardar e apresentar cada arquivo;
• manter comprovantes e documentos fiscais pelo período definido pela orientação contábil ou jurídica da empresa;
• revisar a documentação antes de viagens, fiscalizações e auditorias internas.

3 – Tenha medidas de segurança das informações digitais

Em tempos nos quais o digital é tão forte, os ataques aos dados também aumentam, o que torna as medidas de segurança fundamentais. Um exemplo é utilizar um sistema de backup dos documentos do transporte de cargas e dos seus colaboradores.

Assim, o sistema copia e armazena os documentos virtuais em nuvem, ajudando a evitar que arquivos eletrônicos se percam em caso de falhas, extravios ou problemas nos equipamentos usados pela operação.

Para saber mais sobre este assunto, veja quais são as principais obrigações fiscais para transportadoras.