Controle de ordem de serviço: como organizar as OS da frota

Antes de falarmos sobre o controle de ordem de serviço, você deve primeiro entender: o que é, exatamente, uma ordem de serviço?

Também chamada apenas de “OS”, trata-se de um documento que solicita um serviço a ser prestado, registrando as informações técnicas necessárias para que a demanda seja entendida, executada e acompanhada. No caso das frotas veiculares, ela ajuda a identificar peças que devem ser trocadas, componentes que precisam de ajustes preventivos ou falhas que exigem manutenção corretiva.

Basicamente, ele formaliza a requisição de um trabalho.

O controle de ordem de serviço auxilia na fluidez e segurança dos veículos da frota, trazendo mais agilidade e maior garantia de que as correções necessárias sejam registradas e acompanhadas até a conclusão.

Nas operações de transporte, ajuda a garantir que as falhas encontradas pelo motorista ao realizar um checklist de veículos sejam encaminhadas à oficina, no momento da manutenção corretiva, sem depender apenas de conversas soltas ou anotações difíceis de rastrear.

Continue lendo para entender:

• Como fazer o controle de ordem de serviço;
• A diferença entre ordem de serviço manual e digital;
• Qual a importância de ter o controle de ordem de serviço na gestão de manutenção;
• Como ter mais produtividade na rotina de controle de ordem de serviço.

Como fazer o controle de ordem de serviço na frota?

Para isso, primeiro você precisa dividir o controle em duas etapas, sendo uma visualização fundamental para organizar a sua gestão:

1. As ordens de serviço geradas e que devem ser encaminhadas à oficina.
2. As ordens de serviço finalizadas.

Essa separação inicial ajuda, principalmente, quem ainda arquiva ordens de serviço em papel. Dentro da primeira grande categoria, você pode dividir as OS por criticidade do problema, gasto envolvido, previsão de conclusão da demanda e outros critérios que façam sentido para a rotina da oficina.

Já na segunda, talvez o mais interessante seja arquivar por ordem de finalização e por ano de encerramento. Assim, a empresa consegue consultar o histórico com mais facilidade e também revisar, de acordo com sua política interna e orientação contábil ou jurídica, quais documentos ainda precisam permanecer no arquivo.

Em vez de tratar todas as OS como papéis soltos, defina um prazo de guarda e um responsável pelo arquivo. Esse cuidado evita perdas, duplicidades e dúvidas quando for necessário comprovar o que foi solicitado, executado ou encerrado.

Saber o que precisa estar na ordem de serviço também é importante. Assim, evita retrabalhos e a geração de novas OS, acumulando papéis e documentos, para corrigir algum erro de preenchimento ou falta de informação.

O que deve constar em uma ordem de serviço?

Na ordem de serviço, você precisa começar incluindo o nome da empresa, placa do veículo, endereço e informações para contato. Identificar quem é o responsável pelo serviço também é importante, seja uma equipe interna ou externa.

O foco da OS é descrever o problema e solicitar a correção dele. Portanto, não pode faltar a lista de serviços a serem realizados no veículo, com uma descrição clara do que foi observado e do que precisa ser feito.

Se tiver observações a incluir, utilize a ordem de serviço, não confie apenas em comunicar verbalmente ao encaminhar o registro ao responsável pelo serviço. Uma informação que fica só na conversa pode se perder entre turnos, motoristas, mecânicos e gestores.

A data de solicitação deve estar presente, assim como um espaço para a data de conclusão da OS — que será preenchido nessa ocasião. Esses dois marcos ajudam a acompanhar o tempo de atendimento e a entender quais demandas seguem abertas.

Em certos casos, o laudo técnico do veículo em questão pode ser enviado junto à ordem de serviço, especialmente quando a oficina precisa de mais contexto para avaliar o defeito ou registrar a decisão tomada.

Para facilitar a sua gestão e até fornecer maior tranquilidade e segurança no dia a dia de trabalho, as ordens de serviço digitais podem ser geradas automaticamente a partir de inspeções digitais pelo celular, com modelos que você preenche na hora da inspeção do veículo.

Inclusive, é possível adicionar fotos e arquivos para que a equipe de mecânica visualize melhor o problema e corrija a falha com maior eficiência. No Prolog, as inspeções digitais pelo celular podem abrir OS automaticamente, a partir do registro feito pela pessoa responsável pela inspeção.

Qual a diferença entre ordem de serviço manual e digital?

A ordem de serviço manual é aquela realizada em papel, enquanto a ordem de serviço digital é gerada com o uso de smartphones e/ou computadores.

As diferenças são muitas, visto que, na primeira opção:

• É preciso criar um documento do zero, seja manuscrito ou digitado, com os componentes que devem fazer parte do checklist diário do caminhão.
• É necessário possuir cópias e entender que esse papel informativo deve chegar até os responsáveis pela manutenção de frotas após cada viagem de entrega.
• Requer muito tempo para organização de demandas e entrega de solicitações dos serviços à equipe de mecânicos.
• Os responsáveis pelo serviço de manutenção do veículo precisam estar prontos para ler os registros e realizar os consertos necessários, que podem ser de urgência ou agendados.
• Para realizar o armazenamento do histórico de manutenções, é preciso ter um arquivo para guardá-las no escritório da operação.

Já a ordem de serviço digital:

• Possui checklist eletrônico personalizável para cada viagem/caminhão, possibilitando a inclusão e exclusão de itens com poucos cliques.
• Possibilita o envio dos dados do checklist para o gestor de frotas, que avalia os registros feitos na inspeção e agenda novas revisões e manutenções quando necessário.
• Pode abrir ordens de serviço a partir do resultado do checklist do caminhão, reduzindo o intervalo entre a identificação do problema e o encaminhamento para atendimento.
• Permite anexar fotografias dos componentes que apresentam defeito, facilitando a identificação do mecânico na hora de entender e corrigir o problema.
• Dá acesso aos relatórios e ao histórico de manutenção quando a equipe precisar consultar as informações registradas.

De maneira geral, a ordem de serviço manual leva mais tempo para ser elaborada, preenchida e chegar até a gestão de manutenção, além de aumentar as chances de perda de dados pelo mau armazenamento dos papéis.

Essas características não invalidam esse modelo, mas tornam a rotina um pouco mais lenta e aumentam as chances de erro humano na execução do dia a dia.

Já o digital disponibiliza os dados na palma da mão sempre que necessário, facilita o repasse das informações registradas para os responsáveis pela gestão de frotas e faz da agilidade uma aliada da segurança e da organização.

Qual a importância de ter o controle de ordem de serviço na gestão de manutenção?

Realizar um controle de ordem de serviço mais detalhado garante mais segurança para a empresa, que tem em mãos os detalhes de cada necessidade do veículo, o que aumenta a credibilidade dos negócios.

Igualmente, é uma ótima maneira de gerenciar as funções, melhorando a organização e o rendimento dos colaboradores, que possuem um cronograma para seguir e sabem quais demandas precisam ser priorizadas.

E tem mais:

Os registros das manutenções, salvos nas ordens de serviço, servem para consultas a cada vez que o caminhão apresentar falhas novas ou recorrentes em algum componente, auxiliando na identificação precisa do motivo dos defeitos nos ativos da frota.

Afinal, tudo fica registrado na ordem de serviço — os serviços solicitados, componentes que passaram por consertos ou trocas, gastos, responsáveis, datas e observações relevantes. Sendo esta, também, uma forma de aperfeiçoar o controle e registro interno da transportadora.

Por fim, o Artigo 157 da Consolidação das Leis do Trabalho, alterado pela Lei nº 6.514, de 22 de dezembro de 1977, estabelece que cabe à empresa:

Instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais.

Como gerar mais produtividade na rotina de controle de ordem de serviço?

Capacitando os colaboradores

Uma equipe treinada tem suas habilidades práticas e teóricas sempre aprimoradas. A capacitação parte de cursos, workshops e instruções claras dentro da transportadora.

Como resultado, você tem colaboradores com menos chances de cometer erros em suas tarefas, estando preparados, confiantes e cientes de suas funções. Isso reduz retrabalho, melhora o preenchimento das OS e torna mais fácil entender quem deve agir em cada etapa.

Tendo uma boa comunicação

Dentro de uma empresa, um colaborador depende do outro constantemente, necessitando de uma boa comunicação para que todos os processos ocorram sem problemas.

Para a ordem de serviço não é diferente.

Em uma OS, como explicamos acima, são comunicadas as tarefas que devem ser executadas. Dado isto, no momento da solicitação, é fundamental ter uma escrita precisa, deixando claro os serviços a serem realizados e descrevendo quais foram os problemas encontrados.

Utilizando um sistema eficiente a seu favor

A praticidade que a tecnologia traz para os processos de uma transportadora é inegável.

Além de acelerar tarefas, armazena dados em um computador, aplicativo ou smartphone e libera fácil acesso às informações quando a equipe precisa consultar o histórico, acompanhar pendências ou entender o que já foi feito em determinado veículo.

A gestão de frotas possui inúmeras ferramentas que facilitam a rotina das operações de transporte. Por exemplo, o checklist digital, que, ao falar em controle de ordem de serviço, apresenta uma grande vantagem.

Nela, a abertura da OS pode acontecer automaticamente, no momento em que o checklist de inspeção veicular está sendo realizado por uma pessoa responsável pelo registro.

Além disso, os responsáveis por atender esses chamados recebem a atualização no sistema, podendo priorizar o problema conforme criticidade, disponibilidade da oficina e impacto na operação.

Ou seja, a plataforma torna o dia a dia de trabalho mais prático, porque aproxima a inspeção, a abertura da OS, o acompanhamento da manutenção e a consulta ao histórico.

E você sabia que, no Prolog, nós temos a solução de checklist eletrônico?

Uma plataforma para personalizar e realizar checklists, controlar ordens de serviço e acompanhar os registros de manutenção gerados a partir das inspeções feitas pela equipe.

Converse com um dos nossos especialistas e agende uma demonstração grátis do sistema.