Como reduzir gastos elevados com manutenção da frota

Lidar com gastos elevados de manutenção é algo corriqueiro nas operações de transporte, principalmente aquelas que utilizam caminhões e veículos pesados. 

Afinal, esses equipamentos possuem diversos componentes que exigem cuidados, inspeções, reparos e substituições adequadas ao longo da rotina operacional.

Para compreender se os custos de manutenção da sua frota são realmente excessivos, é necessário ficar atento a sinais como a conservação física dos veículos, o estilo de condução dos motoristas e a taxa de acidentes e ocorrências durante as rotas da sua operação. Esses sinais não fecham um diagnóstico sozinhos, mas ajudam a apontar o que precisa ser investigado com mais cuidado.

A seguir, entenda melhor: 

• Sinais de que você enfrenta gastos elevados com manutenção;
• Quais são as manutenções corretivas;
• Por que os custos de serviços corretivos são tão altos;
• Dicas para reduzir os gastos elevados com manutenção da frota.

Sinais de que você enfrenta gastos elevados com manutenção

#1 O estado de conservação dos veículos é precário

Quando os veículos possuem desgaste da pintura, ferrugem, manchas, sujeiras ou peças soltas ou quebradas, isso pode ser um sintoma de falhas na rotina de conservação e manutenção da frota. 

Nesse caso, vale investigar se existe ausência de manutenção preventiva na rotina das suas operações, além de revisar os registros de inspeções e reparos. Veículos em mau estado de conservação também exigem atenção por segurança: o Código de Trânsito Brasileiro trata como irregular a circulação em mau estado quando há comprometimento da segurança ou reprovação em inspeção.

#2 Há uma grande quantidade de ocorrências em rota

Se a sua frota está frequentemente envolvida em ocorrências em rota, como acidentes ou avarias, isso pode ser um indicativo de problemas operacionais e gastos elevados com manutenção.

A quantidade de socorros em rota que os veículos registram deve ser avaliada para entender a extensão dos problemas, separando o que é falha mecânica, avaria, acidente, uso inadequado ou outro tipo de ocorrência.

Além dos custos diretos, como os reparos necessários e as despesas com seguros, as ocorrências em rota também podem levar à perda de produtividade, pois os veículos ficam temporariamente indisponíveis para cumprir seus roteiros.

#3 Não existe uma rotina padronizada de manutenção preventiva

A manutenção preventiva é uma abordagem proativa para ajudar a evitar falhas inesperadas. Sem ela, problemas menores podem se transformar em falhas mecânicas significativas, resultando em gastos elevados com manutenção.

Por isso, é preciso ter um plano eficiente de manutenção para os veículos, incluindo rotinas padronizadas de inspeção da frota, registro de serviços e análises de manutenção. Tarefas simples, como limpeza e lubrificação de equipamentos quando aplicáveis, também podem fazer parte da rotina preventiva.

#4 A direção defensiva não é praticada

Se os motoristas não estão praticando a direção defensiva, os veículos da frota podem ficar mais expostos a mau uso, avarias e acidentes, o que tende a pressionar os gastos com manutenção e reparos.

Por isso, se notar que os motoristas estão tendo comportamentos inadequados na condução dos veículos, vale investigar os custos com manutenção também, cruzando esse dado com ocorrências, histórico de oficina e padrões de uso da frota.

#5  Existe uma alta frequência de falhas mecânicas

Quando a frota está experimentando uma alta frequência de falhas mecânicas, é um sinal claro de que os gastos com manutenção merecem atenção. Falhas frequentes exigem reparos constantes e podem levar a custos significativos.

As falhas mecânicas podem ter relação com a falta de manutenção preventiva, que ajuda a identificar sintomas de um problema antes da quebra. Ao identificar falhas antes que elas aconteçam, as equipes conseguem programar tarefas preventivas em momentos mais convenientes e com melhor controle de custo.

#6 Há uma constante necessidade de repor o estoque de peças da frota

Se você está constantemente reabastecendo o estoque de peças da frota, isso pode indicar que determinados componentes estão se desgastando rapidamente ou sendo substituídos com frequência. 

Esse comportamento não significa, por si só, que há mau funcionamento de sistemas do veículo. Ele deve ser investigado junto ao histórico de ordens de serviço, aos modelos mais afetados, aos tipos de peça consumidos e à frequência de manutenção para entender se existe desperdício, falha recorrente ou necessidade real de reposição.

#7 A frota enfrenta muitos prazos de entrega atrasados

Prazos de entrega frequentemente atrasados podem ter várias causas, incluindo planejamento de rotas, disponibilidade de motoristas, filas, carregamento, trânsito e também problemas mecânicos que afetam a pontualidade.

Isso não apenas impacta a satisfação do cliente, mas também pode resultar em custos adicionais para compensar os atrasos. Por isso, quando o atraso aparece junto de indisponibilidade, socorros em rota ou reparos frequentes, a manutenção deve entrar na análise.

#8 A taxa de indisponibilidade da frota é alta

Uma alta taxa de indisponibilidade da frota significa que os veículos não estão disponíveis para operação devido a reparos ou manutenção, levando a gastos elevados. 

Além da consequência financeira, também afeta os prazos de entrega, produtividade da frota e a satisfação do cliente. Em modelos reativos de manutenção, a indisponibilidade não planejada pode ser mais longa, justamente porque a operação age depois que o problema já apareceu.

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Quais são as manutenções corretivas?

As manutenções corretivas abrangem serviços de manutenção que corrigem problemas veiculares, sejam mecânicos ou elétricos. Elas podem incluir reparos imediatos depois de uma quebra e também intervenções planejadas para uma data posterior, sempre com o objetivo de devolver o ativo à condição de uso.

Alguns exemplos de manutenções corretivas são:

• Substituição do motor ou transmissão;
• Reparo ou substituição de sistemas de freio;
• Troca de componentes do sistema de suspensão;
• Correção de problemas elétricos, como problemas no sistema de ignição;
• Reparo do sistema de direção, incluindo a substituição de peças danificadas;
• Solução de problemas no sistema de transmissão, como reparos na caixa de câmbio;
• Reparo ou substituição de peças do sistema de exaustão;
• Correção de vazamentos de fluidos, como óleo ou refrigerante;
• Substituição de componentes do sistema de arrefecimento;
• Reparo de problemas no sistema de combustível.

Por que os custos de serviços corretivos são tão altos?

Os custos de serviços corretivos costumam ser elevados devido a diversos fatores, pois esses serviços podem exigir mão de obra especializada, ajustes, revisões maiores e, em muitos casos, a substituição de peças e componentes danificados. 

Além do mais, quando uma manutenção corretiva é necessária depois de uma falha, é possível que o problema já tenha avançado, exigindo maior esforço na correção e, consequentemente, aumentando os custos. Procedimentos reativos também podem se tornar mais caros do que a manutenção preventiva.

Como reduzir os gastos elevados com manutenção da frota?

Tenha um plano de manutenção definido

Para reduzir os gastos elevados com a manutenção da frota, é fundamental ter um plano de manutenção bem definido. 

Esse plano deve incluir os intervalos de manutenção preventiva, as inspeções regulares de componentes críticos e diretrizes claras para lidar com manutenções corretivas. Também deve deixar claro quando uma falha identificada em inspeção vira ordem de serviço, quem abre e fecha essa O.S. e como o histórico será acompanhado.

Realize treinamentos com os motoristas da frota

Promover treinamentos regulares com os motoristas da frota é essencial para melhorar a segurança na estrada, ajudar a identificar e relatar problemas mecânicos ou elétricos em estágios iniciais e reduzir o índice de acidentes em suas operações de transporte.

Analisar os dados e histórico de manutenções

Analisar os dados e o histórico de manutenções é outro passo importante para evitar os gastos elevados com manutenção.

Ao monitorar regularmente os custos de manutenção, você pode identificar tendências e padrões, conseguindo identificar as medidas preventivas adequadas. No caso da Prolog, o sistema permite registrar e controlar os custos de manutenção da frota, além de apoiar a análise com relatórios e gráficos atualizados automaticamente.

Fazer a gestão de estoque e inventário da frota

Garantir que as peças de reposição estejam prontamente disponíveis e sejam usadas eficientemente pode economizar significativamente em custos de manutenção. 

Por isso, ter visibilidade do seu estoque e controlar de uma maneira prática as entradas e saídas de peças é fundamental na economia e produtividade da frota. Essa gestão também ajuda a separar reposição normal de peça, compra emergencial e consumo acima do esperado.

Praticar a integração e cruzamento de dados

A prática de integração e cruzamento de dados entre sistemas usados na operação permite uma visão mais completa sobre custos, ocorrências, ordens de serviço, estoque e disponibilidade da frota. Sistemas de telemetria podem fazer parte desse cenário no mercado, desde que a análise deixe claro quais dados vêm de cada fonte.

Utilize um sistema de gestão de manutenção

Esse tipo de sistema automatiza processos, ajuda a programar manutenções preventivas e fornece relatórios detalhados para melhor tomada de decisões. Na Prolog, as ordens de serviço podem ser por quilometragem ou por data, e não conformidades identificadas no checklist diário podem gerar O.S. automaticamente.

Investir em tecnologia e práticas de gestão eficazes pode resultar em economias inteligentes e significativas a longo prazo.

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